Dropshipping a ERP: Jak prodávat bez vlastního skladu a mít pod kontrolou objednávky, marže i fakturaci

Co je dropshipping? Rozdíl oproti klasickému e-shopu

Dropshipping je způsob online prodeje, při kterém nemusíte mít zboží ve vlastním skladu. Produkty nabízíte ve svém e-shopu, ale skladuje je váš dodavatel. Když zákazník nakoupí, dodavatel zboží zabalí a odešle přímo na jeho adresu. Celý princip lze zjednodušit do pár kroků:

1. Zákazník objedná ve vašem e-shopu.
2. Vy objednávku předáte dodavateli.
3. Dodavatel zboží zabalí a odešle zákazníkovi.

Oproti klasickému e-shopu tedy nemusíte nakupovat zásoby dopředu, skladovat je ani se starat o každodenní balení a expedici. To může výrazně snížit náklady i překážky spojené se spuštěním a rozšiřováním e-shopu.

TIP: Proč by mohl dropshipping být výhoda? Průzkum totiž ukazuje, že až 62 % českých e-shopů čelí zásadním problémům ve skladu.

Bez vlastního skladu ale neznamená bez administrativy

Jedna důležitá věc se ale nemění: zákazník nakupuje u vás. A s každou objednávkou proto vzniká řada úkolů, které musíte zvládnout vy. Typicky potřebujete:

• přijmout a zpracovat objednávku,
• předat správné údaje dodavateli,
• vystavit zákazníkovi fakturu,
• zaevidovat fakturu od dodavatele,
• hlídat nákupní a prodejní ceny,
• kontrolovat marži,
• řešit platby, DPH nebo dobropisy.

A právě tady začíná být dropshipping s rostoucím počtem objednávek náročnější. Při několika objednávkách můžete část agendy zvládnout ručně. Při desítkách nebo stovkách objednávek už stejné přepisování dat znamená hodiny práce a větší prostor pro chyby.

Jednoduše řečeno: sklad a expedici jste předali dodavateli. Tok objednávek, dokladů a peněz ale zůstává na vás.

Kdy jednoduchost dropshippingu končí: 3 oblasti, které s růstem e-shopu potřebujete řídit

Dropshipping má nízkou provozní bariéru hlavně proto, že nemusíte budovat vlastní sklad a logistiku. Administrativa ale roste společně s počtem objednávek, produktů, dodavatelů a trhů, na kterých prodáváte.

Dokud vyřizujete několik objednávek denně, mnoho věcí zvládnete ručně. Objednávku zkontrolujete v e-shopu, pošlete dodavateli, vystavíte fakturu a nákupní cenu si případně ověříte v jeho ceníku.

S vyšším objemem už ale není problém samotný počet objednávek. Problémem je množství kroků a dat, které musí u každé z nich správně navazovat. Nejčastěji se to projeví ve třech oblastech:

1. Jedna objednávka, několik systémů a stále stejná data

Představte si běžnou objednávku. Zákazník ji vytvoří v e-shopu. Vy potřebujete dostat údaje o zákazníkovi a produktech do svého systému, předat požadavek dodavateli, vystavit zákazníkovi fakturu a později zpracovat také fakturu, kterou za dodané zboží vystaví dodavatel.

Pokud jednotlivé nástroje nejsou propojené, informace mezi nimi přenáší člověk. A právě tady vzniká problém, který není na první pohled vidět. Ruční zpracování neroste podle počtu systémů, ale podle počtu objednávek. Úkon, který zabere dvě minuty, představuje při 20 objednávkách 40 minut práce. Při 500 objednávkách už více než 16 hodin, a to počítáme jediný úkon.

S objemem navíc roste pravděpodobnost, že se někde objeví:

• špatně přepsaná adresa nebo položka,
• zapomenutá objednávka dodavateli,
• duplicitně zadaný údaj,
• chybějící nebo nesprávný doklad,
• rozdíl mezi tím, co eviduje e-shop, dodavatel a účetnictví.

Cílem ERP systému proto není pouze „rychleji fakturovat“. Důležitější je vytvořit jeden souvislý tok dat. Objednávka vznikne jednou a další procesy už pracují s informacemi, které v systému existují.

To odpovídá i způsobu, jakým např. ERP systém Vario pracuje s obchodní agendou: zákaznická objednávka se eviduje jako zakázka, na ni mohou navazovat další doklady a API umožňuje přebírat objednávky z externích systémů bez jejich ručního zadávání.

2. Rostoucí obrat ještě neznamená rostoucí zisk

U dropshippingu se nákupní ceny mohou měnit průběžně podle ceníků dodavatelů. Pokud dodavatel zdraží a změna se nepromítne do prodejní ceny, e-shop může dál bez problémů prodávat, jen s výrazně nižší marží.

Typický příklad: produkt nakupujete za 700 Kč a prodáváte za 1 000 Kč. Dodavatel zvýší cenu na 850 Kč, ale v e-shopu zůstane původních 1 000 Kč. Rozdíl mezi nákupní a prodejní cenou klesne z 300 na 150 Kč, a to ještě před započtením dopravy, vratek nebo dalších nákladů.

U stovek produktů a více dodavatelů už proto nestačí kontrolovat ceníky ručně. Potřebujete pracovat s aktuálními nákupními cenami a vědět, jak jejich změny ovlivňují vaše prodejní ceny a marže.

Vario umožňuje pracovat s nákupními ceníky dodavatelů i počítanými ceníky, které odvozují prodejní ceny podle nastavených pravidel. Díky tomu lze cenotvorbu řídit systematicky a snížit riziko, že budete část sortimentu nevědomky prodávat s příliš nízkou marží.

TIP: Objevte sílu adresáře v ERP systému. Je zdrojem pravdy pro zákazníky, dodavatele i partnery.

3. S každým dalším trhem roste náročnost administrativy

Dropshipping přímo vybízí k expanzi. Nemusíte otevírat nový sklad v každé zemi a technicky lze zahraniční prodej spustit poměrně rychle. Jenže logistická jednoduchost neznamená účetní a daňovou jednoduchost. Jakmile začnete kombinovat více dodavatelů a zemí, můžete pracovat například:

• s fakturami v různých měnách,
• s různými kurzy,
• se zahraničními dodavateli,
• s přeshraničním prodejem zákazníkům,
• s různými režimy DPH

Najednou tedy nestačí vědět, že „objednávka byla odeslána“. Potřebujete mít dohledatelné, co jste zákazníkovi prodali, za kolik, od koho jste dané plnění nakoupili, jaký doklad k němu patří a jak se obchod promítl do účetnictví.

Právě provázanost je zde důležitější než samotná digitalizace faktur. Vario umožňuje přijaté faktury propojovat s dodavateli a zakázkami, pracovat s měnami a kurzy a podporuje režimy DPH pro tuzemsko, zahraničí i přenesenou daňovou povinnost. U vydaných dokladů zase navazuje fakturace na další agendy systému a doklady mohou vznikat bez opakovaného přepisování údajů.

TIP: Zjednodušte si obchodování se zahraničím. Vario přiřadí platby k účtům v různých měnách automaticky

Jak propojit e-shop, ERP systém a dodavatele: od objednávky k fakturaci

Největší přínos ERP systému v kontextu dropshippingu není v tom, že přidáte další software. Je v tom, že jedna objednávka nemusí několikrát projít rukama člověka. Data z e-shopu mohou plynule pokračovat do ERP systému a odtud do dalších navazujících procesů. S ERP systémem Vario může takové propojení vypadat například takto:

1. Zákazník vytvoří objednávku v e-shopu: Objedná zboží a vyplní údaje potřebné pro jeho doručení a fakturaci.
2. Objednávka se přenese do Varia: Díky API není nutné údaje ručně přepisovat. Vario umožňuje přebírat objednávky z e-shopu a založit z nich zakázku, se kterou mohou následně pracovat další agendy systému.
3. Vario naváže další kroky a doklady: Ze zakázky mohou vznikat související doklady a fakturaci lze automatizovat. Systém tak využívá data, která už jednou získal, místo jejich opakovaného zadávání.
4. Objednávka pokračuje k dodavateli: Konkrétní způsob předání závisí na možnostech dodavatele a nastavení integrace – může jít například o datovou výměnu mezi systémy nebo jiný automatizovaný proces. Podstatné je, že objednávku není nutné znovu ručně sestavovat z údajů v e-shopu.
5. Nákladový doklad se vrací zpět do procesu: Když následně dorazí faktura od dodavatele, Vario ji může evidovat společně s dalšími informacemi o obchodním případu. Přijaté doklady lze ve Variu párovat s objednávkami a zakázkami, takže máte na jednom místě podklady z prodejní i nákupní strany.

Výsledkem není jen rychleji zpracovaná objednávka. Hlavní výhodou je návaznost: od zákaznické objednávky přes dodavatele až po fakturaci pracujete se stejnými daty a jednotlivé kroky jsou dohledatelné v systému.

Místo kontroly několika aplikací a přepisování údajů tak můžete věnovat pozornost hlavně výjimkám. Například objednávce, kterou dodavatel nemůže vyřídit, neobvyklému rozdílu v ceně nebo dokladu, který nesedí.

Kde se propojení nastavuje na míru?

Dropshipping nemá jedno univerzální workflow. Jinak bude fungovat e-shop s jedním tuzemským dodavatelem a jinak obchod napojený na několik distributorů s rozdílnými formáty dat a pravidly. Proto je důležité nejdříve navrhnout, která data si mají e-shop, ERP systém a dodavatelé předávat a které kroky má systém automatizovat.

ERP systém Vario je pro takové propojení připravené mimo jiné prostřednictvím API, které umožňuje výměnu zakázek, dokladů a dalších dat s externími aplikacemi.

TIP: Provozujete svůj e-shop na platformě Shoptet? Přečtěte si více informací o propojení vašeho e-shopu s Variem.

Chcete zjistit, jak by podobné workflow mohlo fungovat právě ve vašem e-shopu? Přečtěte si reálné příběhy z praxe obchodních firem, nebo vám na nezávazné ukázce můžeme představit možnosti Varia a probrat, které části vašeho procesu lze propojit a automatizovat.

Cenotvorba a marže: nejtěžší disciplína dropshippingu

U dropshippingu máte jednu zásadní nevýhodu: nákupní cenu drží v rukou dodavatel, ale za prodejní cenu a výslednou marži odpovídáte vy. Jakmile dodavatel změní ceník, kurz měny nebo cenu dopravy, může se změnit i ziskovost produktu.

U několika položek lze ceny kontrolovat ručně. Se stovkami produktů a více dodavateli už potřebujete cenotvorbu postavit na aktuálních datech a jasných pravidlech.

TIP: Věděli jste, že až 46 % e-shopů v Česku a na Slovensku bojuje s cenotvorbou?

Prodejní cena může reagovat na cenu dodavatele

V ERP systému Vario lze jednotlivým dodavatelům přiřadit nákupní ceníky a pracovat s počítanými ceníky. Prodejní cenu tak nemusíte u každého produktu určovat ručně, může se odvíjet například od nákupní ceny a nastavené přirážky.

To je pro dropshipping důležité zejména ve chvíli, kdy dodavatel upraví ceny větší části sortimentu. Místo kontroly produktu po produktu máte cenotvorbu postavenou na předem stanovených pravidlech. Vario zároveň umožňuje pracovat s různými cenovými hladinami a podmínkami pro konkrétní zákazníky.

Jiná cena pro zákazníka, jiná pro obchodního partnera

Jeden produkt navíc nemusíte prodávat všem za stejných podmínek. Pokud vedle koncových zákazníků obsluhujete například velkoobchodní partnery, můžete mít pro jednotlivé skupiny nastavené rozdílné ceníky. V praxi tak můžete pracovat například s:

• běžnou maloobchodní cenou pro B2C,
• velkoobchodní cenou pro B2B zákazníky,
• individuálními podmínkami pro vybrané odběratele,
• časově omezenými akčními cenami.

Vario umožňuje ceníky a slevy přiřazovat konkrétním kontaktům a podporuje také individuální cenové podmínky.

TIP: Přečtěte si více o tom, proč napojit B2B e-shop na ERP systém.

Marži nehlídejte jen podle ceníku

U dropshippingu je přitom dobré dívat se dál než na jednoduchý rozdíl mezi nákupní a prodejní cenou. Do ekonomiky objednávky mohou vstupovat také náklady na dopravu, poplatky nebo kurzové rozdíly, pokud například nakupujete od dodavatele v eurech a prodáváte zákazníkům v korunách.

Právě proto má smysl propojit cenotvorbu s dalšími obchodními a finančními daty. Vario podporuje práci s cizími měnami a přijaté doklady umožňuje párovat s objednávkami a dalšími agendami.

TIP: Zjistěte více o schopnosti Varia v oblasti řízení financí.

Fakturace a DPH

Dodavatel může za vás převzít skladování i expedici. Fakturaci, účetní doklady a daňové povinnosti tím ale nepřebírá. Z pohledu administrativy je stále potřeba propojit dvě strany jednoho obchodu: co jste prodali zákazníkovi a co vám vyfakturoval dodavatel.

Jedna objednávka, dvě strany obchodu

K zákaznické objednávce typicky vzniká vydaná faktura zákazníkovi a přijatá faktura od dodavatele. Pokud jsou doklady a objednávky vedené odděleně, jejich kontrola se s rostoucím objemem rychle komplikuje.

Ve Variu na sebe jednotlivé agendy navazují. Vydané doklady lze vytvářet z existujících zakázek bez opakovaného přepisování údajů. Přijaté faktury lze zase propojit s dodavateli a zakázkami a párovat s objednávkami.

Výsledkem je jednodušší kontrola celého obchodního případu: od objednávky zákazníka až po náklad na straně dodavatele.

Při prodeji do zahraničí přibývá DPH

Dropshipping navíc často překračuje hranice. Zboží může putovat od zahraničního dodavatele k zákazníkovi v jiné zemi, zatímco vy celý obchod řídíte z Česka. S tím se mohou měnit také pravidla pro DPH a způsob vykazování jednotlivých plnění.

Typickým příkladem je prodej koncovým zákazníkům v dalších státech EU a režim OSS (One Stop Shop). Vario podporuje práci s OSS včetně nastavení zdanitelných plnění, práce s doklady a sestavení podání. U přijatých dokladů systém zároveň pracuje s režimy DPH pro tuzemsko, zahraničí i přenesenou daňovou povinnost.

U přeshraničního dropshippingu proto nestačí sledovat, odkud je dodavatel a kde bydlí zákazník. Pro správné DPH záleží na konkrétním toku zboží a charakteru transakce.

A když zákazník zboží vrátí?

Ani reklamace nebo vratka by neměly vytvořit další ruční proces. Vario umožňuje k původní faktuře vystavit dobropis neboli opravný daňový doklad a zachovat vazbu mezi souvisejícími doklady.

Právě v této oblasti je výhoda ERP systému dobře vidět. Nejde jen o rychlejší vystavení faktury. Objednávka, vydané a přijaté doklady, DPH i případné opravy zůstávají součástí jednoho propojeného procesu.

Kdy se dropshippingu vyplatí ERP a kdy vám ještě stačí jednodušší řešení

ERP systém není podmínkou pro spuštění dropshippingového e-shopu. Pokud teprve začínáte, máte několik objednávek denně a jednoho dodavatele, e-shopová platforma doplněná o fakturační nástroj může být naprosto dostačující.

Systém začíná dávat větší smysl ve chvíli, kdy už neroste jen počet objednávek, ale také složitost jejich zpracování.

Signály, že jednoduché řešení přestává stačit

O ERP systému má smysl začít uvažovat zejména tehdy, když:

• stejné údaje přepisujete mezi e-shopem, fakturací a dalšími nástroji,
• spolupracujete s více dodavateli a potřebujete hlídat jejich ceny a objednávky,
• roste počet produktů a ruční aktualizace cen začíná být neúnosná,
• prodáváte do zahraničí a řešíte více měn nebo režimů DPH,
• obtížně dohledáváte souvislost mezi objednávkou, fakturou zákazníkovi a dokladem od dodavatele,
• potřebujete rychle zjistit, na kterých obchodech skutečně vyděláváte.

Neexistuje přitom univerzální hranice typu „od 100 objednávek potřebujete ERP systém“. Padesát jednoduchých objednávek od jednoho dodavatele může znamenat méně práce než dvacet objednávek rozdělených mezi několik dodavatelů, měn a trhů.

TIP: Průzkum ecommerce trhu ukázal, že s růstem e-shopu roste potřeba komplexního systému.

Důležitější než samotný počet objednávek je proto množství ručních kroků, které musí člověk při jejich zpracování udělat.

ERP systém by měl přijít dřív než provozní chaos

Častou chybou je začít systém řešit až ve chvíli, kdy lidé nestíhají, objednávky se hromadí a data jsou rozdělená mezi několik aplikací a tabulek. Právě tehdy je změna nejsložitější.

Stejný princip zmiňují i odborníci z Varia: mezi typické signály potřeby změny patří ruční přepisování dat, používání více nepropojených nástrojů, chybějící přehled o skutečných nákladech nebo situace, kdy další růst firma se současnými procesy nezvládne.

Nejlepší chvíle pro zavedení ERP proto není ve chvíli, kdy už se procesy rozpadají. Je to chvíle, kdy vidíte, že současný způsob práce další růst dlouhodobě neunese.

Může to pro vás znamenat přechod od několika izolovaných nástrojů k systému, ve kterém na sebe navazují objednávky, dodavatelé, cenotvorba, vydané a přijaté doklady i účetnictví.

Nejste si jistí, jestli už je ERP systém pro váš e-shop vhodný? Stáhněte si DEMO systému.

Dropshipping není bez rizika: 4 věci, které si pohlídat

ERP systém dokáže automatizovat velkou část administrativy. Neodstraní ale rizika, která vycházejí ze samotného principu dropshippingu. Část zákaznické zkušenosti totiž svěřujete někomu, koho nemáte přímo pod kontrolou. Než začnete obchod ve větším měřítku rozvíjet, vyplatí se hlídat především čtyři oblasti:

• Závislost na dodavateli. Pokud stojí většina sortimentu na jediném partnerovi, jeho výpadek, změna cen nebo ukončení spolupráce může okamžitě ovlivnit váš prodej. S více dodavateli riziko rozložíte, zároveň ale roste náročnost na koordinaci objednávek a cen.
• Kvalita zboží a rychlost doručení. Zásilku sice nebalíte vy, zákazník ale nakoupil ve vašem e-shopu. Pozdní doručení, poškozené zboží nebo špatně zabalená objednávka proto ovlivní především pověst vaší značky.
• Marže po započtení všech nákladů. Rozdíl mezi nákupní a prodejní cenou ještě není čistý zisk. Do výsledku vstupuje doprava, platební poplatky, marketing, vratky nebo kurzové rozdíly. Produkt, který vypadá na první pohled výdělečně, tak může mít ve skutečnosti velmi nízkou marži.
• Reklamace a odpovědnost vůči zákazníkovi. To, že zboží fyzicky odesílá dodavatel, automaticky neznamená, že na něj můžete přenést své povinnosti vůči zákazníkovi. Zvlášť u přeshraničního dropshippingu je proto důležité mít předem jasno v tom, kdo je vůči zákazníkovi prodávajícím a jak jsou nastavené reklamace, vratky a vztah s dodavatelem.

Dropshipping přesouvá logistiku na dodavatele, ne odpovědnost za fungování vašeho obchodu.

Právě proto má smysl vedle automatizace řešit také kvalitu dodavatelů, obchodní podmínky a skutečnou ekonomiku každé objednávky. ERP systém vám pomůže získat kontrolu nad daty a procesy. Kvalitní obchodní model ale musí stát i na spolehlivých partnerech a zdravé marži.

Dropshipping s ERP systémem je normální podnikání, jen bez vlastního skladu

Dropshipping vás zbaví vlastního skladu a části logistiky. Objednávky, cenotvorba, marže, fakturace i DPH ale zůstávají na vás. A čím více e-shop roste, tím důležitější je mít tyto procesy propojené a co nejméně závislé na ruční práci.

ERP systém Vario vám pomůže dostat objednávky, dodavatele, doklady i finance pod jednu střechu a automatizovat rutinní kroky, které byste jinak řešili ručně.

Nechte objednávky proudit

Využíváte dropshippingu a chcete zjistit, které procesy můžete automatizovat? Domluvte si nezávaznou ukázku Varia a projdeme s vámi možnosti propojení vašeho e-shopu.