Opět je tu začátek roku a s ním se vrací i tradiční administrativa spojená se zúčtováním daně. Zaměstnance tak opět čekají známé růžové formuláře, které je třeba si vytisknout, ručně vyplnit, podepsat a následně je donést na účetní oddělení firmy. S přihlédnutím k pandemické situaci vás ale zde jistě napadne otázka – a co když se osobně dostavit nemohu? V takovém případě se neobejdete bez nutnosti vyplněný dokument naskenovat a poslat jej účetnímu oddělení e-mailem, případně složitě řešit jeho předání.
Jedním kliknutím, přesně podle zákona
Nešlo by to ale nějak jinak? Samozřejmě, že šlo. S ERP systémem Vario můžete dokumenty převést do elektronické podoby a veškeré potřebné dokumenty vyřizovat online ze svého počítače či chytrého telefonu. Administrativa okolo růžového formuláře a ostatních dokumentů pro mzdovou účetní a personalisty se tak náhle zúží pouze na zmáčknutí jednoho tlačítka, kterým zaměstnanec potvrdí správnost automaticky vyplněných údajů.
Zde se možná pozastavíte nad otázkou, zda je tento způsob potvrzování formulářů v souladu s legislativou a jestli pro něco takového nepotřebujete digitální identitu či klasický elektronický podpis. Můžete být ale v klidu, jedno kliknutí má oporu v zákoně.
Dle zákona č. 170/2017 Sb., kterým se mění zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, je elektronický projev souhlasu zaměstnance zcela postačující v případě, že lze dotyčného jednoznačně identifikovat pomocí interního informačního systému.
Pro úplnost nicméně dodáme, že i zde jsou výjimky, u kterých si s kliknutím nevystačíte. V případě dokumentů zasílaných na základě zákoníků práce (viz zákon 262/2006, §334-337) totiž zákon vyžaduje klasický elektronický podpis; jedná se například o pracovní smlouvy, mzdové výměry, dohody o pracovní činnosti apod.
Vyzkoušejte si to sami
Snadné a rychlé vyřizování zaměstnanecké agendy si můžete sami vyzkoušet díky B2E – Zaměstnaneckému portálu – nové webové aplikaci pro uživatele Varia, která slouží pro online komunikaci mezi zaměstnanci a mzdovým či personálním oddělením.
Vaši pracovníci se s její pomocí dostanou k personálním dokumentům přímo přes webový prohlížeč a mohou je jedním kliknutím schvalovat. Kromě toho lze rovněž dokumenty nahrávat a odesílat je dotyčnému oddělení ke schválení. Na straně personalistů či účetních se pak všechny dokumenty zpracovávají přímo v rozhraní Varia. Více informací o B2E – Zaměstnaneckém portálu naleznete na odkazu níže.