Jak ERP systémy zefektivňují projektové řízení v malých a středních podnicích

Centralizace a integrace dat

Jak ERP systémy sjednocují všechna firemní data do jednoho systému

ERP systémy sjednocují data ze všech oddělení – financí, logistiky, lidských zdrojů – do jednoho integrovaného systému. Modulární struktura ERP umožňuje každému modulu pokrýt specifické oblasti firmy a zároveň všechny moduly propojit. Tento přístup zajišťuje:

• Tok informací v reálném čase: Zlepšuje koordinaci mezi odděleními.
• Minimalizaci chyb: Eliminuje ruční přenos dat.
• Zálohování a zabezpečení: Usnadňuje správu dat .

Výhody centralizace dat pro lepší přehled a správu projektů

Centralizace dat v ERP systémech nabízí řadu klíčových výhod:

• Centrální zdroj dat: Všechny aktuální údaje na jednom místě.
• Úspora času: Rychlejší vyhledávání dokumentů, méně administrativy.
• Minimalizace chyb: Konzistentní a aktuální data napříč projekty.
• Efektivní spolupráce: Snazší koordinace úkolů a zdrojů.
• Zjednodušený reporting: Automatizované vytváření přehledů.
• Přehled pro manažery: Kompletní pohled na stav projektů.
• Rychlá reakce na změny: Pružné úpravy plánů a strategií.
• Informovaná rozhodnutí: Podpora na základě přesných dat.

TIP: Přečtěte si také Co je ERP systém a jeho největší přínosy pro podnik.

Efektivní plánování a řízení zdrojů

Plánování projektů a alokace zdrojů v ERP systému

ERP systémy umožňují detailní plánování projektů a efektivní alokaci zdrojů. V rámci jednoho systému můžete sledovat veškeré zdroje – lidské, finanční i materiální. To vám umožní optimalizovat využití zdrojů a minimalizovat prostoje.

Plánování projektů v ERP systému zajišťuje, že všechny úkoly jsou rozděleny efektivně a každý tým má přístup k potřebným informacím.

TIP: S Vario Online můžete plánovat a řídit své projekty odkudkoliv – stačí vám pouze internetové připojení.

Modul Řízení: Plánování úkolů, rozpočtů a zdrojů

ERP systém Vario nabízí modul Řízení firmy, který poskytuje komplexní nástroje pro snadné plánování a evidenci úkolů, rozpočtů a zdrojů.

Klíčové funkce tohoto modulu zahrnují:

• Vytváření a delegování úkolů napříč systémem.
• Podrobné reporty díky integraci s Microsoft Power BI.
• Správa a přiřazení úkolů v celém systému.
• Monitorování a organizace zdrojů s využitím plánovací tabule.
• Vyhodnocení různých typů procesů.
• Shromažďování všech potřebných dokumentů na jednom místě.

Automatizace procesů a zefektivnění workflow

Automatizace rutinních úkolů a procesů díky ERP systémům

S ERP systémy se rutinní úkoly stanou minulostí. Automatizace umožňuje, aby se opakující se činnosti prováděly automaticky. Zaměstnanci tak mohou věnovat více času na strategické a hodnotné aktivity místo manuálního zpracování.

Automatizace také snižuje riziko lidských chyb a zvyšuje celkovou efektivitu firmy. Navíc můžete snadno sledovat a analyzovat veškeré procesy, což přináší lepší kontrolu a přehled nad celkovým provozem.

TIP: Díky automatizaci workflow zvládají v INVITAL Aqua odbavit objednávky do 15 minut s takřka nulovou chybovostí. Zjistěte, jak jim Vario pomohlo.

Příklady automatizovaných úkolů: Schvalování dokumentů, komunikace mezi týmy

ERP systémy zvládnou automatizovat:

1. Schvalování dokumentů: ERP systém zajistí hladký průběh schvalovacího procesu. Automaticky rozpozná typ dokumentu, přiřadí ho správným schvalovatelům a pošle jim upozornění. Sleduje celý proces a upomíná, pokud se schválení zdrží. Díky přehlednému dashboardu navíc vždy víte, v jaké fázi se dokument nachází.
2. Komunikace mezi týmy: ERP systém automaticky propojuje související konverzace s projekty a úkoly. Notifikace zajistí, že důležité informace neuniknou. Umožňuje také snadné sdílení dokumentů a dat mezi odděleními, eliminuje duplikace a zajišťuje aktuálnost informací.

Zlepšení komunikace a spolupráce

6 způsobů, jak ERP systém Vario zlepšuje interní komunikaci a spolupráci mezi odděleními

Úspěšné firmy se neobejdou bez efektivní komunikace mezi odděleními. ERP systém Vario přináší řešení, které propojuje týmy a zajišťuje přístup k aktuálním datům pro všechny. Zde je šest způsobů, jakými Vario podporuje efektivní týmovou spolupráci:

1. Jednotná datová základna:

Vario ukládá všechna firemní data na jednom místě. To umožňuje různým oddělením sdílet informace v reálném čase.

TIP: Chcete vědět, jak jednotná datová základna funguje v praxi? V Yssen Group Vario zjednodušuje komunikaci – Yssen Tools ho používá pro obchod, ostatní dceřiné společnosti pro účetnictví a personalistiku. Veškeré práce však probíhají v jediném systému.

2. Reportingové nástroje

Vario nabízí pokročilé možnosti reportingu, které umožňují sdílet klíčové informace mezi odděleními:

• Customizovatelné dashboardy pro různá oddělení: Umožňují vytvářet přehledy šité na míru potřebám jednotlivých týmů.
• Automatické generování a distribuce reportů: Zajišťuje, že manažeři mají vždy k dispozici aktuální data pro rozhodování

„S Variem můžeme data analyzovat a exportovat podle našich potřeb. Nemusíme se držet pevných formátů, ale můžeme si vytvořit vlastní přehledy a ty pak exportovat do dalších systémů nebo přímo posílat konkrétním osobám e-mailem. To nám šetří spoustu času a značně usnadňuje komunikaci.“ Jindřich Bráza, jednatel firmy e-Commerce Business.

3. Mobilní přístup

Vario umožňuje přístup k datům a funkcím systému i z mobilních zařízení, což podporuje flexibilní spolupráci bez ohledu na místo.

4. Integrovaný CRM systém

ERP systém Vario integruje komplexní CRM funkce přímo do podnikového systému pro lepší komunikaci o zákaznících napříč firmou.

• Sdílení informací o kontaktech a obchodních příležitostech: Zajišťuje, že obchodní a marketingové týmy mají přístup k důležitým zákaznickým informacím.
• Koordinace marketingových kampaní s obchodními aktivitami: Umožňuje sladit marketingové aktivity s obchodními cíli a strategií

5. Automatizace workflow

ERP systém automatizuje firemní procesy. Tím zajišťuje plynulý tok informací mezi odděleními:

• Automatické schvalování dokumentů: Usnadňuje a urychluje procesy schvalování.
• Upozornění na důležité úkoly a termíny: Zajišťuje, že všichni zúčastnění jsou informováni o klíčových aktivitách.
• Sledování postupu projektů napříč odděleními: Umožňuje sledovat, jak jednotlivé týmy plní své úkoly a jak projekt postupuje.

6. Integrované řešení pro e-commerce:

Vario propojuje online obchod s interními systémy pro lepší koordinaci mezi prodejem, skladem a logistikou. To vede k efektivnějšímu řízení objednávek a skladových zásob.

TIP: Nasazení Vario WMS v e-shopu sportovna.cz propojila online obchod s jejich skladovým hospodářstvím. To pomohlo k nárůstu měsíčního obratu o 61 %. Zjistěte více o tom, jak jim Vario pomohlo.

Elektronické potvrzování dokumentů a automatické třídění korespondence

ERP systém Vario zjednodušuje práci s dokumenty díky funkcím automatického třídění a elektronického potvrzování.

Systém automaticky třídí příchozí a odchozí dokumenty do správných složek pro lepší přehlednost a rychlejší přístup k informacím. Elektronické potvrzování urychluje schvalovací procesy a poskytuje jasný přehled o stavu dokumentů.

Zajímavou funkcí Varia je vytěžování dokumentů. Tato funkce automaticky načítá důležitá data z příchozích faktur a ukládá je do systému. Tím odpadá ruční přepisování a snižuje se riziko chyb. Podívejte se na následující video a zjistěte více.

Monitoring a reporting v reálném čase

Sledování projektových aktivit a výkonu v reálném čase

Díky ERP systému Vario mají zaměstnanci neustálý přehled o průběhu projektů, což zvyšuje jejich efektivitu a umožňuje včasné řešení problémů. Vario nabízí několik klíčových funkcí pro monitoring a reporting:

• Dashboardy a reporty: Manažeři mohou sledovat klíčové ukazatele výkonu (KPI) a další důležité metriky přímo z hlavního panelu. To zahrnuje přehled rozpočtů, termínů a využití zdrojů.
• Aktuální data: Systém průběžně aktualizuje všechna data. Manažeři tak mohou rychle reagovat na změny či problémy, čímž se snižuje riziko zpoždění a chyb.
• Podrobné analýzy: Díky propojení s nástroji jako Microsoft Power BI mohou uživatelé provádět detailní analýzy a vytvářet reporty pro lepší rozhodování.
• Notifikace: Vario může automaticky upozorňovat na změny v projektu. Tím zajišťuje, že všichni členové týmu mají aktuální informace o stavu projektu.

Využití nástrojů pro reporting a analytiku v ERP systému

ERP systém Vario nabízí efektivní nástroje pro reporting a analytiku, které zlepšují řízení firemních procesů a strategické rozhodování. Podívejme se na hlavní funkce a přínosy:

Business Intelligence (BI)

• Pokročilé funkce pro tvorbu přehledů a vizualizací.
• Usnadňuje sledování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI).
• Poskytuje finanční analýzy a přehledy skladových zásob.

Datový sklad

• Centralizace všech dat na jednom místě.
• Umožňuje komplexní a detailní analýzy.
• Ideální pro časové analýzy, identifikaci trendů a detekci anomálií.

Automatizované reportování

• Možnost nastavit pravidelné generování a distribuci reportů.
• Zajišťuje, že manažerský tým má vždy aktuální informace.

CRM modul

• Integruje analytické nástroje pro sledování obchodních aktivit.
• Spravuje zákaznická data a analyzuje prodejní výsledky.
• Umožňuje segmentaci zákazníků, sledování obchodních příležitostí a hodnocení efektivity marketingových kampaní.

Flexibilita a škálovatelnost ERP systému Vario

Přizpůsobení systému specifickým potřebám malých a středních firem

ERP systém Vario se přizpůsobí potřebám malých a středních firem. Jeho pružná struktura umožňuje jednoduše upravit moduly a funkce podle požadavků každé firmy. Díky tomu mohou firmy efektivně řídit své procesy bez ohledu na obor nebo velikost.

„Vario bych rozhodně doporučil malým a středním firmám díky jeho vynikajícímu poměru cena/výkon.“ Jan Brňák | jednatel BRAVA Machining s.r.o.

Příklady modulů ve Variu: Servis, Finance, Zásobování

ERP systém Vario je navržen tak, aby pokryl všechny aspekty podnikových procesů díky široké škále modulů. Zde jsou některé z praktických modulů, které můžete ve Variu využít:

Servis

• Plánování údržby a ad-hoc zásahů: Modul pro zadávání a přehledné zobrazení servisních úkolů, s ohledem na dostupné zdroje jako jsou pracovníci, stroje a prostory.
• Mobilní aplikace: Pro pracovníky v terénu, poskytující snadný přístup k informacím a jednoduché ovládání.
• Klíčové funkce: Ideální pro servis, údržbu a půjčovny; zahrnuje definici zdrojů, mobilní aplikaci, provázání s ekonomickými agendami a snadnou fakturaci.

Objevit možnosti modulu Servis

Finance

• Kompletní účetní agenda: Modul zahrnuje zaúčtování, zpracování povinných účetních výkazů a evidenci hmotného a nehmotného majetku. Modul Controlling sleduje plnění plánů a rozpočtů.
• Klíčové funkce: Automatické párování faktur a plateb, snížení bankovních poplatků, komunikace s českými bankami, platby v cizích měnách a automatické vyrovnání kurzových a finančních rozdílů.

Zjistit více o výhodách modulu Finance

Zásobování

• Správa produktů a skladová evidence: Modul umožňuje efektivní řízení nákupu zboží a materiálů.
• Automatizace skladových operací: Pomáhá udržovat pořádek ve skladech a optimalizovat procesy nákupu a zásobování.
• Klíčové funkce: Zahrnuje správu skladových zásob, systém nákupu a provázanost s poptávkami a objednávkami.

Objevit další funkce modulu Zásobování

Praktické příklady a případové studie

Konkrétní příklady firem, které využívají ERP systém Vario pro řízení projektů

Vario pomohlo BRAVA Machining zvládnout 10 000 zakázek měsíčně díky efektivnějšímu řízení výroby

BRAVA Machining s.r.o., nově vzniklá firma s 25 zaměstnanci, hledala řešení pro efektivní řízení rychle rostoucí výroby. Potřebovali systém, který zvládne 10 000 zakázek měsíčně a odpovídá jejich omezenému rozpočtu.

ERP systém Vario splnil všechny požadavky a nabídl flexibilní pronájem. Vario nyní pokrývá kompletní řízení výroby – od plánování zakázek přes výrobu až po expedici. Automaticky generuje objednávky materiálu, čímž šetří čas a minimalizuje chyby.

Zaměstnanci oceňují modul Dílenského řízení pro přehled o zakázkách ve výrobě. Vedení firmy těží z možnosti sledovat vytíženost strojů a efektivně plánovat dodací termíny. Díky Variu má firma vždy aktuální přehled o výrobě a může pružně reagovat na změny.

Jak Vario vyřešilo problémy s dokumentací a řízením v BHC Jílové

BHC Jílové čelila problémům s roztříštěnou dokumentací a neefektivním řízením procesů. Velké množství tabulek a závislost na papírových dokumentech komplikovaly chod firmy. Malá firma se 40 zaměstnanci potřebovala komplexní ERP řešení, které by sjednotilo řízení výroby s ostatními agendami.

Po implementaci Varia zaznamenala BHC Jílové výrazné zlepšení v řízení procesů a workflow:

• Zaměstnanci nyní využívají funkci Úkoly pro rychlé a přehledné předávání úkolů, dokumentů a zakázek mezi odděleními.
• Vedení a pracovníci mají vynikající přehled o aktivitách a zodpovědnostech jednotlivců.
• Propojení s MS Outlook umožňuje ukládat e-mailové zprávy a přílohy k obchodním případům, což zajišťuje pořádek v elektronické komunikaci.

e-Commerce Business ušetřila 500+ člověkohodin měsíčně díky automatizaci procesů ve Variu

ERP systém Vario umožnil firmě e-Commerce Business zefektivnit své procesy tak, že nyní každý měsíc šetří více než 500 člověkohodin a 30 minut na každé objednávce.

Kromě automatizace zpracování objednávek Vario umožnilo snadnou customizaci podle specifických potřeb firmy, integraci s e-shopy, logistickými systémy a CRM, a flexibilní možnosti reportingu.

Tyto funkce zjednodušují komunikaci, správu projektů a optimalizují pracovní procesy. Firmě eCommerce Business tak přinesly významné časové úspory a vyšší produktivitu.

„S daty z Varia můžeme pracovat dle našich potřeb, analyzovat je a exportovat v libovolném formátu. To nám umožňuje vytvářet vlastní pohledy a snadno je sdílet s dalšími systémy nebo přímo zasílat konkrétním osobám e-mailem. Tímto způsobem šetříme spoustu času a výrazně zjednodušujeme komunikaci,“ dodává Jindřich Bráza, jednatel firmy eCommerce Business .

Přečíst celou případovou studii

Závěr

Shrnutí hlavních výhod ERP systémů při řízení projektů

ERP systémy, jako je Vario, přinášejí významné zlepšení do projektového řízení malých a středních podniků. Mezi hlavní výhody patří centralizace a integrace dat, které poskytují jednotný zdroj pravdy a minimalizují chyby. Tento přístup šetří firmám čas a zjednodušuje administrativní procesy.

Navíc ERP systémy posilují spolupráci mezi odděleními, umožňují efektivní plánování a alokaci zdrojů, automatizují rutinní úkoly a poskytují pokročilé nástroje pro reporting a analytiku. Díky tomu firmy dosahují lepšího rozhodování, vyšší produktivity a schopnosti rychle reagovat na změny.

Reálné zkušenosti firem uvedené v tomto článku jasně ukazují, jak ERP systém Vario zlepšuje projektové řízení.

Jak začít s implementací ERP systému Vario?

Potřebujete zefektivnit firemní procesy a zlepšit projektové řízení? Chcete optimalizovat provoz, zlepšit komunikaci a snížit náklady? Zvažte implementaci ERP systému.

Abychom vám pomohli najít ten pravý, sepsali jsme pro vás průvodce, ve kterém jsme shrnuli naše 29leté zkušenosti.

Pokud máte další otázky ohledně výběru ERP systému, naši zkušení konzultanti jsou připraveni vám poskytnout veškerou potřebnou podporu. A pokud chcete vyzkoušet výhody ERP systému Vario zcela nezávazně, vyzkoušejte naši demo verzi zdarma.

Chci vyzkoušet demo verzi zdarma