Objednávka školení
Digitalizace výplatní pásky už dávno není drahým luxusem. Papírovým páskám dává ve skutečnosti sbohem stále více společností, kterým tento přechod umožňují moderní mzdové systémy. Zaměstnavatelé šetří náklady i životní prostředí, zatímco zaměstnanci si mohou užívat výhod přístupnosti výplatní pásky online. Přečtěte si sami, co to elektronické výplatnice jsou a jaké benefity vaší firmě přinesou.
Obsah
S postupující digitalizací firemních procesů stále více zaměstnavatelů nahrazuje papírové výplatní pásky jejich elektronickou verzí.
Elektronická výplatní páska představuje moderní způsob distribuce mzdových dokumentů, který je rychlejší, ekologičtější a bezpečnější.
Zaměstnanci tak získávají své výplatní údaje online, nejčastěji prostřednictvím firemního portálu, mobilní aplikace nebo e-mailu.
Základní rozdíl mezi klasickou (papírovou) a elektronickou výplatní páskou spočívá v přístupu a způsobu doručení.
Zatímco papírové pásky vyžadují tisk, distribuci a fyzické předání, elektronické verze zajišťují okamžitou dostupnost bez zbytečných zpoždění a s minimálními náklady.
Tento přístup nejen šetří firemní prostředky, ale také přispívá k ochraně životního prostředí, neboť elektronické výplatní pásky negenerují žádný papírový odpad.
Co vám zde nabídne systém Vario?
Stejně jako papírová varianta musí i elektronická výplatní páska zahrnovat všechny údaje požadované legislativou. Mezi ně patří zejména následující:
Jméno, příjmení, číslo pracovní smlouvy, pracovní zařazení apod.
Zahrnut je i rozpis jednotlivých složek, tj. základní mzda, prémie, odměny a příplatky.
Například sociální a zdravotní pojištění, daně z příjmu, příspěvky do penzijních fondů a další zákonné i dobrovolné srážky.
Částka po všech srážkách, která bude zaměstnanci skutečně vyplacena.
Vedle uvedených dat ale mohou výplatní pásky obsahovat i další doplňovací informace. Těmi mohou být například:
Všechny tyto informace mají zaměstnanci snadno dostupné prostřednictvím webu či odpovídající aplikace.
Jde o vítanou výhodu oproti papírovým páskám, které musí zaměstnanec schraňovat a snadno dojde k jejich poškození či ztrátě.
Tip: V elektronické podobě nemusíte zpracovávat jen výplatnice. Přečtěte si, co vám Vario nabídne v oblasti digitální fakturace.
Ve své elektronické podobě výplatní pásky vyhovují podmínkám Zákoníku práce, jmenovitě § 142 odst. 5. Stejně tak je učiněno za dost i § 562 odst. 1 Občanského zákoníku o zachování písemné formy i při jednání učiněném elektronicky, neboť výplatní páska samotná není vnímána jako právní jednání.
Zaměstnavatel musí mít způsob, jak výplatní pásku zaměstnanci doručit. Nejjednodušším způsobem je její zasílání elektronickou poštou.
Zde platí, že pokud má zaměstnanec firemní e-mailovou adresu, nepotřebujete jeho souhlas a stačí vám pouze firemní oznámení.
Stále ale platí právo zaměstnance nechat si pásku vytisknout, případně si ji stáhnout na vlastní zařízení.
Pokud ale zaměstnanec firemní e-mail nepoužívá a nepracuje běžně s počítačem, není možné mu zřízení e-mailu nařídit a je nutné získat jeho souhlas.
Takovým zaměstnanců rovněž zaměstnavatel musí zajistit přístup k výplatním páskám – lze tak učinit například volně přístupným firemním počítačem, případně prostřednictvím zaměstnance pověřeného tiskem pásek a jejich předáním.
V případě více možností doručení pásek by pak měla firma vydat příslušnou podnikovou směrnici, která alternativy vysvětlí a popíše jejich pravidla.
Elektronická výplatní páska není přínosná jen pro firmy, ale nabízí také celou řadu výhod pro samotné zaměstnance.
díky elektronickým výplatním páskám mají zaměstnanci své mzdové dokumenty vždy na dosah. Přístup k nim je možný prostřednictvím firemního portálu nebo specializované aplikace, a to kdykoliv a odkudkoliv.
elektronické systémy umožňují snadnou archivaci historických výplatních pásek. Zaměstnanci tak mají k dispozici celou historii svých mezd, což jim usnadňuje komunikaci s úřady i institucemi (např. banky při vyřizování úvěrů a hypoték).
moderní mzdové systémy, jako je například HR modul ERP systému Vario, nabízejí vysokou úroveň zabezpečení.
Elektronické výplatní pásky jsou chráněny šifrováním, hesly a často i vícefaktorovou autentizací. V souladu s požadavky GPDR je tak minimalizováno riziko neoprávněného přístupu.
Elektronická výplatní páska přináší zaměstnavatelům řadu přímých i nepřímých výhod. Nejde jen o otázku moderního přístupu k personalistice, ale i o efektivitu a optimalizaci procesů, které s distribucí mzdových dokladů souvisejí.
přechod na elektronické výplatní pásky znamená eliminaci nákladů spojených s tiskem, distribucí a archivací papírových dokumentů.
Zaměstnavatelé už nemusí řešit logistiku fyzického předání pásek zaměstnancům, což šetří nejen peníze, ale také čas pracovníků zodpovědných za tyto úkoly.
Automatizované systémy dokážou vygenerovat a rozeslat výplatní pásky stovkám zaměstnanců během několika minut.
elektronická forma výplatních pásek přispívá ke snížení ekologické stopy firmy skrze zbavení se závislosti na papíru.
Společnosti tak mohou nejen snížit své náklady na materiál a jeho likvidaci, ale také podpoří udržitelnost podnikání.
To firmám mimo jiné umožňuje posílit svou reputaci společensky a ekologicky odpovědných organizací.
v případě změn legislativy nebo interních předpisů lze šablony elektronických výplatních pásek snadno a rychle aktualizovat.
Moderní ERP systémy, jako například Vario, navíc umožňují upravovat výstupy podle aktuálních potřeb firmy a zajistit tak jejich maximální přesnost.
elektronické výplatní pásky jsou symbolem moderního a flexibilního řízení, což kromě úspory času a nákladů i vylepšuje reputaci firmy v očích zákazníků i potenciálních uchazečů o zaměstnání.
Nemalým benefitem je také vyšší spokojenost zaměstnanců těžících ze snadnější přístupnosti mzdových údajů.
Tip: Nemusíte digitalizaci omezovat jen na výplatnice. Přečtěte si, jak vám Vario pomůže převést do elektronické podoby i vaši personalistiku.
Elektronické výplatní pásky přinášejí nejen pohodlí, ale také otázku bezpečnosti a ochrany citlivých informací. Firmy musí zajistit, aby přístup k výplatním páskám byl bezpečný a splňoval všechna legislativní nařízení v oblasti ochrany osobních údajů.
Pokud jsou zaměstnancům pásky zasílány prostřednictvím e-mailu, musí být příloha chráněna unikátním heslem.
E-mail by rovněž měl obsahovat informaci, kde se zaměstnanec heslo dozví; obvykle je uvedeno v informačním systému, případně jde např. o rodné číslo zaměstnance.
Pokud jsou ale pásky rozesílány v informačním systému, není třeba žádné další zabezpečení; stačí jen zajistit, aby účty zaměstnanců v systému byly chráněny odpovídajícím heslem a přihlašovacím jménem.
Zasílání výplatnic v elektronické podobě podléhá Zákonu o ochraně osobních údajů. Na jeho základě musí zaměstnavatel zajistit, aby se osobní údaje (do kterých údaj o výši mzdy spadá) nedostaly do nesprávných rukou.
To zahrnuje nejen zabezpečení výplatních pásek před neoprávněným přístupem, ale také opatření umožňující sledovat, komu byly pásky předány a doručeny.
Pokud pak jsou pásky zpracovávány automaticky (např. v informačních systémech), je zaměstnavatel povinen omezit přístup k výplatnicím pouze na dotyčného zaměstnance a osoby zodpovědné za jejich tvorbu (typicky mzdové účetní).
Zavedení elektronických výplatních pásek vyžaduje důkladnou přípravu a spolupráci mezi HR a IT oddělením. Zde jsou klíčové kroky pro hladký přechod:
Firmy by měly začít analýzou současných mzdových procesů a identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit. To zahrnuje například identifikaci bodů, kde vznikají zbytečné náklady nebo zpoždění při distribuci výplatních pásek.
Klíčovým krokem je výběr vhodného mzdového systému, který umožní snadnou generaci a distribuci elektronických výplatních pásek. Například ERP systém Vario zahrnuje specializovaný mzdový modul pro snadné zpracování i zaúčtování mezd.
Pro zajištění hladkého přechodu je nezbytné, aby zaměstnanci novému systému rozuměli a věděli, jak k elektronickým výplatním páskám přistupovat. Součástí školení by mělo být také vysvětlení bezpečnostních opatření a legislativních aspektů.
Před nasazením do ostrého provozu se doporučuje zavést systém v testovacím režimu omezeném například jen na jedno vybrané oddělení. To umožní odhalit případné nedostatky a odstranit je ještě před přechodem do ostrého provozu.
Po spuštění řešení pro elektronické pásky nezapomínejte na pravidelnou aktualizaci adres příjemců a dohlédněte na dodržování všech výše uvedených legislativních požadavků.
Vario se vyznačuje širokou nabídkou funkčních modulů, mezi nimiž nechybí ani specializovaný modul Mzdy.
Toto moderní a uživatelsky přívětivé rozhraní vám nabízí vše potřebné pro správu různých druhů mezd, evidenci dovolené či výpočty srážek a exekucí.
Součástí je také funkcionalita pro zaúčtování mezd i elektronickou komunikaci s bankou pro odesílání platebních příkazů.
Láká vás představa elektronického zpracování mezd? Nejde zdaleka o jedinou oblast, kde vám Vario pomůže.
Vyzkoušejte zdarma demoverzi Varia a zjistěte sami, v čem všem vám naše řešení může pomoci.
