Přišla řada na naše procesy. Využili jsme funkce RPA a zautomatizovali fakturaci za pronájem

Asi nikoho nepřekvapí, že my sami jsme uživatelé Varia. Používáme ho na řízení všech interních procesů. Bohužel, jak už to bývá, ve snaze maximálně se věnovat našim stávajícím či budoucím uživatelům už nezbývá moc času na to, abychom si sami Vario upravili dle aktuálních potřeb. Tedy nezbývalo.

Sami jsme se podívali, jak využíváme Vario při řízení našich procesů. A provedli jsme pár úprav. Cíl byl přitom jasný – naplno využít potenciál Varia a maximálně si zjednodušit práci.

Rádi bychom se podělili o jeden příklad z praxe, jak i nám pomohlo, když jsme začali využívat nové funkce Varia.

Praktický příklad se bude týkat vystavování faktur uživatelům, kteří využívají možnosti pronájmu Varia.

Díky RPA jsme se zbavili ruční práce a zautomatizovali fakturaci pronájmu

„Jsou to nižší stovky firem, které dnes využívají Vario na pronájem. Sami uživatelé si přitom volí, jestli chtějí fakturaci jednou ročně, kvartálně nebo měsíčně. Každopádně já se tomu musím věnovat každý měsíc,“ popisuje Petra Trojanová, asistentka obchodního oddělení, která má agendu pronájmu na starosti.

„Dříve byla fakturace pronájmu založená na manuální práci. Ručně jsem si psala, jaké licence firma využívá, následně jsem si sama počítala celkovou částku, která se má fakturovat. Musela jsem si dávat pozor, abych se nepřehlédla, nepřepsala, něco špatně nespočítala. Zároveň jsem musela mít přehled o tom, jaké změny u využívaných licencí dělali kolegové. Když mi něco zapomněli říct, pak hrozilo, že budeme fakturovat špatnou částku,“ vysvětluje Petra Trojanová, jaké neduhy proces měl.

„Dnes vím, že celý proces fakturace pronájmu byl trochu krkolomný, nicméně tehdy mi to tak nepřišlo. Byla jsem zvyklá takto pracovat. Věděla jsem, co a kdy je potřeba udělat. Zároveň jsem počítala s tím, že mi to vezme asi 3 dny práce. Byly to takové zaběhnuté koleje a v podstatě jsem s tím byla spokojená,“ doplňuje Petra Trojanová.

Zlom přišel v březnu roku 2022, kdy společně s konzultanty revidovali procesy. „Prošli jsme a zanalyzovali celý proces fakturace pronájmu. Že prý, když využijeme nové funkce RPA ve Variu, tak se to celé dá dělat daleko efektivněji, bez manuální práce, bez rizika, že dojde k chybě, a s velkou časovou úsporou,“ jmenuje asistentka obchodní oddělení ve Variu důvody, proč jsme se rozhodli celý proces upravit.

Konzultanti Varia tak vymysleli, jak celý proces fakturace pronájmu zefektivnit za použití RPA ve Variu. K jeho implementaci ale bylo potřeba „vyčistit“ všechna data. Aby totiž funkce RPA ve Variu správně fungovala, je nezbytnou podmínkou mít celý proces formalizovaný a domyšlený. Aby byl zkrátka založený na jasných pravidlech, nikoliv na „systému kouknu a vidím“. V opačném případně automat totiž nepomůže.

A podařilo se.

„Dneska funguje celá fakturace pronájmu ve větší míře sama. Jen kliknu na tlačítko. Automaticky se tím spouští akce, která koukne do ceníku, licencí a spočítá celkovou částku. Mně se pak jen zobrazí nové okno, kde vidím přesně přehled, který potřebuji. Stačí už jen vybrat zákazníky, kde se má vystavit faktura,“ popisuje novou funkci Petra Trojanová. Tím ale celá automatizace nekončí.

„Automaticky funguje i samotné odeslání faktury. Stačí zase jen kliknout na jedno tlačítko a automaticky vyjedou faktury, které pak hromadně posílám. Zákazník díky tomu dostane přehledně do e-mailu odkaz s fakturou. To je také rozdíl, protože dříve jsem musela vygenerovat samostatně každou fakturu a zvlášť pak posílat. Celý proces je zakončený tím, že automat se sám také dívá, jestli přišla platba, a pokud ano, tak automaticky prodlouží licence. To všechno mi šetří práci,“ hodnotí Petra Trojanová.

Šetříme čas a zbytečnou práci

Využití RPA na fakturaci pronájmu nám přináší tyto výhody:

• Zbavili jsme se zbytečné manuální práce – procesy běží automaticky.
• Eliminovali jsme chyby dané lidským faktorem – nikdo nemusí nic přepisovat, ručně počítat, pamatovat si apod.
• Šetříme čas – místo 3 dnů dnes fakturace trvá maximálně půlden, a to je ještě práce přerušovaná jinými úkoly.
• Máme jistotu, že fakturované položky souhlasí s realitou a cena je správná.

Co to je RPA

Softwarová robotizace firemních procesů (ve zkratce RPA) je přirozenou součástí Varia. Jde o způsob, jak automatizovat firemní procesy, které se pravidelně opakují a zároveň fungují na základě předem stanovených pravidel. Díky tomu jej může vykovávat software (robot) a rozváže tak ruce zaměstnancům, kteří získají čas na koncepční práci s větším přínosem pro firmu.

RPA představuje pro firmu digitální pracovní sílu. Spolehlivou, bezchybnou a s neomezenou pracovní dobou. V praktické rovině jde v podstatě o funkcionalitu systému, která nahrazuje lidskou práci.