[Altus Portal] Podrobný průvodce: co mě čeká, když chci řídit dokumenty v Altus Portal

Už vás nebaví náročné hlídání platnosti dokumentů a toho, jestli je už podepsaly všechny pověřené osoby? Pokud uvažujete o přechodu na software, který se o vaše firemní listiny dobře postará, tou pravou volbou je Altus Portal. Podívejte se, co vás čeká při přechodu na nový systém.

Papírová minulost

Většina firem před implementací Portalu dokumenty obvykle řídí podle norem ISO, SUKL nebo vnitřních směrnic. Všechny dokumenty zaměstnanci tisknou a ručně podepisují. Pak se listiny skladují v šanonech a případně skenují a zálohují v pdf.

Mezi nevýhody papírového systému patří:

• obtížné vyhledání informací,
• komplikované udržování jednotlivých verzí dokumentů,
• nutnost evidovat dokumentaci v papírové podobě kvůli průkaznosti podpisů,
• mnoho papírování při nástupu nového zaměstnance,
• náročná administrativa kolem podepisování dokumentů.

Změna je na obzoru

Pokud se rozhodnete přejít na Portal, sejdeme se a analyzujeme, jakým způsobem bude nejlepší převést stávající dokumenty do nového systému.

Také se domluvíme:

• jaká bude struktura dokumentů,
• jak budou vypadat procesy,
• kdo bude klíčovým uživatelem.

Tím je obvykle váš manažer kvality, který řídí proces implementace na vaší straně a později se stará o správu řízené dokumentace.

Jak dlouho trvá implementace

Základní implementaci zvládneme za dva až tři týdny. Obsahuje:

• instalaci systému,
• zřízení uživatelských účtů,
• nastavení uživatelských skupin a jejich oprávnění,
• zaškolení kompetentních pracovníků.

Tím je nasazení softwaru dokončené a vy můžete začít vkládat své dokumenty.

Dlouhodobé vs. rychlé nasazení Portalu

Většina firem spadá do jedné ze dvou následujících kategorií:

Dlouhodobé nasazení

Tento způsob využívají často firmy, které mají kopie dokumentů v pdf.

1. Stávající dokumenty ve formátu pdf hromadně importujete do Portalu nebo je tam nahrajete ručně.
2. V Portalu tak máte evidenci původních dokumentů a na nich platí “staré” podpisy.
3. Jak dokumenty přirozeně aktualizujete (tvorba nových, aktualizace verzí, revize), tvoříte nové přímo v Portalu a zodpovědní lidé je podepisují elektronickým podpisem.

Rychlé nasazení

Tato varianta je vhodná pro firmy, které nemají dokumenty v elektronické podobě nebo pro podniky, které nasazení Portalu spojí se zásadní aktualizací dokumentů.

1. Kompetentní pracovník začne dokumenty znovu tvořit v Portalu.
2. Všechny dokumenty pak postupně oficiálně vydáte v elektronické podobě.
3. Zaměstnanci se s nimi seznámí a potvrdí to elektronickými podpisy.

Plusy a minusy dlouhodobého nasazení

Altus Portal máte k dispozici prakticky okamžitě. Přepracování dokumentů v Portalu a jejich následné podepisování doporučujeme naplánovat na delší časové období. Zaměstnanci tak nebudou zahlceni čtením mnoha dokumentů zároveň.

Na druhou stranu při tomto postupu nemůžete od začátku využívat všechny výhody Portalu, jako je například hlídání platnosti dokumentů. Týká se to třeba také nástupu nových zaměstnanců. Ti si potřebné informace přečtou v Portalu, ale podepsat je musí ještě na papíře a navíc musíte stále hlídat, který z původních dokumentů má nový zaměstnanec podepsat.

Firemní intranet

Kromě toho, že se vám Portal perfektně postará o správu řízené dokumentace, slouží i jako firemní intranet. Uložíte do něj všechny potřebné informace a nastavíte, které skupiny zaměstnanců k nim mají přístup.

Firmy do intranetu například vkládají:

• telefonní seznamy zaměstnanců,
• dokumenty na úrovni jednotlivých oddělení,
• zápisy z porad,
• hlasování o termínu večírku.

Portal je tedy skutečně všestranný pomocník, který se hodí do každé moderní firmy. Ozvěte se nám a rádi vám poskytneme demo, nebo vám Portal osobně představíme.