Objednávka školení
Zavádění ERP systému probíhá v několika fázích. Každá z nich má vliv na výslednou cenu podnikového softwaru. Které to jsou a jak moc ji ovlivňují?
Obsah
Stejně jako u jiných produktů, i u ERP systémů je jejich cena významným kritériem při rozhodování, zda si jej pořídit, či nikoliv. Bylo by ale chybou uvažovat o ceně jako o jednorázovém výdaji. V případě podnikového informačního systému je to dlouhodobá investice, proto mějte na zřeteli především užitnou hodnotu produktu. Vliv na výslednou částku má několik faktorů. Pojďme si ukázat na příkladu českého ERP systému Vario, které to jsou.
Je prvním a nejdůležitějším krokem při nákupu nového ERP systému. Jedná se o individuální záležitost, jejímž cílem je získat přehled o fungování firmy. Definují se díky ní činnosti, postupy a jejich návaznost. Zjišťuje se, jak jsou nastaveny procesy ve firmě, jaké jsou představy o fungování systému do budoucna a jaká zlepšení by měla implementace systému přinést. Řeší se, co je možné a žádoucí zautomatizovat, které činnosti se dají zrychlit a které případně zcela odbourat. Zohledňuje se zaměření firmy (výroba, skladování, e-shop…) a vzájemná provázanost jednotlivých oddělení.
Součástí analýzy je i návrh dalších fází implementace. Patří sem instalace a nastavení systému, zakázkové úpravy, převod dat a další činnosti, které ovlivní výslednou cenu ERP systému. V projektu musí být definován rozsah všech prací, které s implementací souvisejí i jejich časový a finanční rámec. Je tedy nutné získat co nejvíce informací k tomu, aby navržené řešení odpovídalo potřebám firmy.
Mezi hlavní položku z ceny podnikového systému se řadí licence. Ty je možné pořídit dvěma způsoby – buď formou jednorázového nákupu, nebo si je lze pronajmout. Cena se odvíjí od počtu uživatelů a množství využívaných oblastí systému. Každému uživateli je stanoven jasný rozsah využití systému pomocí nadefinování přístupových práv k jednotlivým modulům.
U ERP systému Vario je výhodou právě modulárnost systému. Ten si poskládáte doslova jako stavebnici. V jednom systému najdete finance, účetnictví, personalistiku, CRM, obchodní agendu, ale také sklady, výrobu, servis nebo půjčovnu. Jednotlivé moduly se instalují na základě potřeb společnosti. Počet instalovaných modulů má vliv na výslednou cenu softwarových licencí.
Instalace ERP systému je pro konzultanty rutina. Mnohem náročnější a zároveň nesmírně důležité je následné nastavení. Tuto fázi můžeme označit jako „customizace bez programování“. Všechny parametry a nastavení přizpůsobuje konzultant firmě tak, aby odpovídaly firemním procesům. Výrazně se tím uživatelům usnadní každodenní práce se systémem. Konkrétně jde například o nastavení ceníku, katalogů, skladu či nastavení souvislostí.
U instalace se hodí ještě doplnit, že existují dvě možnosti. On-demand řešení, kdy jsou data uložená v cloudu a přístup k nim probíhá přes internet, takže odpadají náklady spojené s hardwarovým vybavením. Druhou variantou je řešení on-premise. V takovém případě se veškerá data ukládají na vlastní servery v rámci daného podniku.
Součástí implementace ekonomického systému jsou i zakázkové úpravy, které vzešly z úvodní analýzy u zákazníka.
V případě ERP systému Vario řeší zakázkové úpravy specifické (jedinečné) potřeby zákazníka. Ať už jde o produkt, firemní procesy, obchodní strategii… Každá firma je jiná, každá má své unikátní know-how. Je pochopitelné, že to nemůže být ve standardu nějakého systému. Navíc zkušenosti z praxe jasně říkají, že jedinou rozumnou cestou je přizpůsobit systém firmě, ne aby se firma přizpůsobovala informačnímu systému.
Flexibilita v možnostech přizpůsobení ERP systému a v rychlosti zpracování požadavků na úpravy může v rozhodovacím procesu zákazníka hrát velkou roli. Potřeby firmy se totiž časem mohou měnit a ERP systém by měl být schopen na ně pružně reagovat.
Data jsou firemní zlato. V průběhu zavádění ERP systému nastává čas na jejich případnou konverzi z papírové do digitální podoby a přenos z původních informačních systémů, excelových tabulek či dokumentů. Úspěšné zvládnutí této fáze projektu je velmi důležité pro bezproblémový přechod firmy na nový systém. Ve Variu umí převést jakákoliv data, ale nejčastěji jsou to adresáře, katalogy, stavy skladů, účetnictví, kusovníky ve výrobě či personalistika. Množství převáděných dat ovlivňuje výslednou cenu.
Nedílnou součástí procesu implementace ERP systému je odborná příprava zaměstnanců. Tuto fázi nepodceňte. Bez řádného zaškolení by byla investice do nového systému zbytečná. Náklady se odvíjí od toho, zda jsou uživatelé školeni individuálně, nebo zda probíhá hromadné školení.
První týdny po spuštění nového ERP systému nejsou jednoduché. Zaměstnanci si musí zvykat na nové softwarové prostředí i na jiné procesy nebo činnosti. Pomocnou rukou jsou v této fázi zkušení konzultanti, kteří se ze začátku pohybují buď přímo ve firmě, kde byl systém implementován, nebo poskytují technický dohled a podporu po telefonu. Díky tomu se uživatelé lépe sžijí s novým systémem a naučí se jej plně ovládat.
Maintenance, údržba, servisní program… Každý ERP systém má v tomto případě svoji terminologii. Každopádně jde o roční poplatek, který platíte dodavateli. Nepromítne se sice do samotné pořizovací ceny, přesto je to jeden z klíčových finančních ukazatelů.
Už při výběru ERP systému je důležité vědět, jak se tato částka počítá, jaká je jeho výše a které služby jsou v poplatku zahrnuté. Vario například v rámci maintenance poskytuje základní technickou podporu, pravidelné legislativní aktualizace a přechod do vyšších verzí systému.
Jak je vidět, výslednou cenu ekonomického podnikového systému ovlivňuje mnoho proměnných. Při úvahách, jaký systém pořídit, proto nezapomeňte hledat optimální řešení pro vaši firmu. ERP systém by vám měl co nejvíce zjednodušit a ulehčit práci.
ERP systém je dlouhodobá investice a jeho fungování ve firmě bývá otázkou mnoha let. Stěžejní je schopnost dodavatele, respektive celého systému pružně reagovat na vývoj firmy. Opravdovým přínosem ERP systém může být jen v tom případě, pokud se dokáže přizpůsobit on vám a potřebám firmy, nikoli naopak.
