Co vás zajímá?
Jak poznat, že správa objednávek a skladu brzdí váš e-shop?
Pokud tým každý den dohledává údaje, přepisuje objednávky a opravuje chyby, stávající způsob práce přestává stačit. Poznat to můžete podle následujících situací:
- Údaje mezi systémy nesedí. E-shop nabízí vyprodané zboží nebo zobrazuje jiné ceny a zásoby než interní systém.
- Stejná data zadáváte opakovaně. Objednávky, faktury a příjemky ručně přepisujete mezi různými systémy.
- Zásoby plánujete podle odhadů. Žádané produkty chybí, zatímco peníze leží v pomalu prodejném zboží.
- Další prodejní kanály komplikují provoz. Udržet přehled o objednávkách a zásobách napříč e-shopem a prodejnami je stále náročnější.
- Vyřizování objednávek vázne na předávání informací. Sklad, účetní a zákaznická podpora čekají na podklady od kolegů.
- Chybí vám přehled o ziskovosti. Výsledky produktů a prodejních kanálů zjišťujete složitým spojováním dat.
- Růst přináší stále více administrativy. Další objednávky zvládáte jen přijímáním lidí na rutinní práci.
ERP systém pro e-shop dává smysl, když potřebujete společně řídit objednávky, sklad, nákup a fakturaci a současné nástroje to bez opakovaného přepisování a kontrol nezvládají.
TIP: Pokud vás brzdí jediný konkrétní problém, může stačit lepší propojení stávajících aplikací.
Rozhoduje o potřebě ERP systému počet objednávek?
Samotný počet objednávek neurčuje, zda se ERP vyplatí. Záleží také na tom, kolik práce vyžaduje jejich zpracování a jaké chyby při něm vznikají. Jednoduchý e-shop s dobře propojenými nástroji může zvládat vyšší objem objednávek než menší provoz s více sklady a individuálními ceníky.
Například při 1 000 objednávkách měsíčně a pěti minutách ruční administrativy na každou objednávku jde přibližně o 83 hodin práce měsíčně. Část této administrativy přitom může vhodně nastavený a propojený ERP systém automatizovat.
Příkladem z praxe je ADORE, které ročně odbaví desítky tisíc objednávek. Díky propojení e-shopu s Variem se objednávky automaticky propisují do systému, odkud pokračují k expedici. Vario zároveň automatizuje generování a odesílání faktur.
Podívejte se, jak ADORE propojilo e-shop se zpracováním objednávek a skladovými procesy.
Pro rozhodnutí si připravte přehled za běžný měsíc i sezonní špičku:
Než se rozhodnete, zda váš e-shop potřebuje ERP systém, zmapujte si náročnost jeho provozu. Připravte si údaje o počtu objednávek, množství ruční práce, chybovosti a dalších procesech, a to za běžný měsíc i sezonní špičku. Následující přehled vám pomůže vyhodnotit, kde současný způsob práce přestává stačit.
| Co sledovat | Co si změřit nebo sepsat | Co ukazuje na potřebu změny |
|---|---|---|
| Objednávky | Počet za měsíc a v nejvytíženějších dnech. | Přibývá objednávek, které tým nestíhá včas vyřídit. |
| Ruční práce | Minuty přepisování a kontrol na objednávku; celkový čas za měsíc. | Stejné údaje zadáváte opakovaně a administrativa roste s každou objednávkou. |
| Chybovost | Podíl objednávek s provozní chybou a náklady na její opravu. | Opakují se chyby v dostupnosti, dokladech nebo expedici. |
| Sklady | Počet skladů a čas potřebný na sladění zásob a rezervací. | Není spolehlivě vidět, kde je zboží dostupné a pro koho je rezervované. |
| Prodejní kanály | Počet e-shopů, tržišť a prodejen; způsob sdílení cen a zásob. | Každý kanál vyžaduje samostatné úpravy a kontroly stejných dat. |
TIP: Pokud potíže souvisejí hlavně s přenosem dat mezi dvěma aplikacemi, prověřte jejich integraci. Jestli se opakují napříč objednávkami, sklady, nákupem a financemi, vyhodnoťte přínosy ERP.
Co se stane, když zavedení ERP odložíte?
Odklad potřebné změny může zvýšit náklady na každou objednávku a omezit kapacitu e-shopu. Pokud už provoz naráží na své limity, s dalšími objednávkami se mohou prohlubovat i problémy:
- Zpoždění a storna. Nepřesné zásoby vedou k prodeji nedostupného zboží a nedodržení slíbených termínů.
- Dražší opravy chyb. Chybně odeslané zboží znamená další dopravu, komunikaci se zákazníkem a práci skladu.
- Peníze v nevhodných zásobách. Bez spolehlivých podkladů nakupujete zboží, které se neprodává, zatímco žádané položky chybí.
- Přetížení v sezoně. Postupy, které stačí v běžném měsíci, nemusí zvládnout nápor při slevové akci nebo před Vánoci.
„Ne každý problém v e-shopu vyřeší okamžité pořízení ERP systému. Nejdříve je potřeba zjistit, kde vznikají největší komplikace – jestli při zpracování objednávek, ve skladu, nebo při předávání dat mezi systémy. Teprve potom má smysl hledat vhodné řešení. Důležité je ale začít včas, než tyto problémy začnou brzdit prodej a další růst e-shopu.“ – Jakub Kokoška, obchodní manažer
Potřebujete ERP, nebo jen lepší účetní program?
Pokud vás brzdí hlavně vystavování dokladů a jejich předávání účetní, může stačit účetní program s vhodným napojením na e-shop. ERP zvažte, když potřebujete propojit také objednávky, rezervace zásob, nákup a finance.
Rozdíl je v rozsahu problému: potřebujete rychleji zpracovat fakturu, nebo zajistit, aby na sebe všechny kroky od objednávky po expedici spolehlivě navazovaly? Podrobnější srovnání najdete v článku ERP vs. účetní program: Který je pro vás lepší?.
Prodáváte také firmám? Individuální ceníky, schvalování objednávek a opakované nákupy mohou zvýšit nároky na propojení systémů i při menším počtu objednávek. Přečtěte si článek Napojení B2B e-shopu na ERP: Proč se vyplatí?.
Jak to vypadá v praxi: Sportovna.cz
Společnost Prorok Sport potřebovala propojit kamenný prodej s e-shopem Sportovna.cz. Její tehdejší ERP potřebné napojení nezvládalo. Firma proto zvolila Vario a následně nasadila také skladový systém Vario WMS.
Podle případové studie se skladová dostupnost na e-shopu po prodeji na prodejně aktualizuje do dvou minut. Studie také uvádí nárůst měsíčního obratu e-shopu o 61 % po nasazení WMS. Jde o výsledek konkrétního projektu zahrnujícího změnu skladových procesů, nikoli o zaručený přínos samotného ERP. Přečtěte si celý příběh Sportovny.cz.
Kolik stojí zavedení ERP a jak dlouho trvá?
Cena zavedení ERP systému se odvíjí především od několika základních parametrů:
- zda preferujete nákup licence nebo pronájem systému,
- kolik zaměstnanců bude v ERP současně pracovat,
- pro jaké oblasti firmy chcete systém využívat (služby a servis, obchod, účetnictví a mzdy, výroba)
Na základě těchto údajů si můžete udělat první představu o rozpočtu. Orientační cenu ERP systému Vario si můžete nezávazně spočítat zde.
Konečnou cenu pak ovlivňuje konkrétní rozsah řešení – například nastavení systému, převod dat, napojení e-shopu a dalších aplikací, testování, školení nebo následná podpora.
Podobně je to s termínem zavedení. Ten závisí na:
- rozsahu agend,
- připravenosti dat,
- množství potřebných integrací
- i součinnosti vašeho týmu.
Od dodavatele si proto vyžádejte harmonogram s konkrétními milníky a počítejte také s časem na testování. Před spuštěním ověřte celý průchod objednávky včetně platby, rezervace zboží, expedice a vrácení a přechod plánujte s dostatečnou rezervou před sezonní špičkou.
Jaký další krok dává smysl pro váš e-shop?
- Ještě váháte, zda ERP potřebujete? Projděte si přehled využití ERP při správě a růstu e-shopu.
- Víte, že ERP potřebujete, ale vybíráte řešení? Pokračujte článkem Jak vybrat nejlepší ERP systém pro vaši firmu?.
- Řešíte technické napojení e-shopu? Zjistěte, jak funguje propojení prostřednictvím Vario API.
Zjistěte, zda Vario odpovídá potřebám vašeho e-shopu
Připravte si počet objednávek, přehled používaných systémů a tři problémy, které vás nejvíce zdržují. Proberte s týmem Vario možnosti propojení a rozsah potřebného řešení.
Nejčastější otázky
Kdy e-shop potřebuje ERP systém?
E-shop potřebuje ERP systém ve chvíli, kdy stávající nástroje nezvládají spolehlivě propojit objednávky, sklad, nákup a fakturaci. Typickými signály jsou opakované přepisování dat, nepřesné zásoby, chyby při vyřizování objednávek a rostoucí administrativa.
Jaký je rozdíl mezi účetním systémem a ERP pro e-shop?
Účetní systém řeší především účetní agendu a doklady. ERP propojuje účetnictví s dalšími procesy, například objednávkami, nákupem a skladovými zásobami. Pro e-shop je podstatné, zda potřebuje zlepšit samotnou fakturaci, nebo koordinovat celý průběh objednávky.
Kolik objednávek měsíčně je hranice pro zavedení ERP?
Univerzální hranice počtu objednávek pro zavedení ERP neexistuje. Rozhoduje také čas potřebný na zpracování objednávky, chybovost, počet skladů a prodejních kanálů.
Můžu ERP zavést, i když mám malý e-shop?
ERP lze zavést u malého e-shopu, pokud jeho provoz vyžaduje například správu více skladů, individuálních ceníků nebo velkoobchodních objednávek. Přínosy by měly odpovídat nákladům na zavedení a provoz. Jednoduššímu e-shopu může stačit propojení stávajících aplikací.