Co vás zajímá?
Proč už HR dávno není jen o mzdách?
Personalistika se za poslední roky výrazně proměnila. Zatímco dříve byla spojována především se zpracováním mezd a evidencí zaměstnanců, dnes zastřešuje mnohem širší spektrum činností od náboru a onboardingu přes interní komunikaci až po správu dokumentace nebo plnění legislativních povinností.
Když každá agenda žije vlastním životem
Ve spoustě firem se stále střídají Excelové tabulky, papírové formuláře, e-maily nebo samostatné aplikace. Personalisté přepisují údaje mezi systémy, mzdové účetní čekají na podklady od kolegů a zaměstnanci často nevědí, kde najdou potřebné dokumenty nebo komu je mají poslat.
Výsledek je pokaždé stejný: více administrativy, větší riziko chyb a zbytečné zdržení při každodenní práci.
Moderní HR potřebuje propojené procesy
Právě proto firmy stále častěji přesouvají HR agendu do ERP systému. Ten propojuje personalistiku, mzdy, účetnictví i komunikaci se zaměstnanci do jednoho prostředí. Data vznikají pouze jednou, jednotlivé procesy na sebe automaticky navazují a všechny oprávněné osoby pracují se stejnými, aktuálními informacemi.
Místo hledání dokumentů nebo ručního přepisování údajů se HR může věnovat tomu, co je skutečně důležité: lidem.
Přínosy pocítí celá firma
Digitalizace HR není přínosem jen pro personalisty. Výrazně zjednodušuje práci také zaměstnancům a vedoucím pracovníkům.
Mezi největší výhody patří:
- méně ruční administrativy a duplicitního zadávání údajů,
- rychlejší komunikace mezi zaměstnanci a HR,
- bezpečné sdílení dokumentů na jednom místě,
- lepší přehled o personálních i mzdových datech,
- více času na práci s lidmi místo papírování.
TIP: Přečtěte si také článek: Digitalizace mzdové agendy: efektivní řešení pro moderní firmy
Co všechno dnes může řídit ERP systém?
Moderní ERP systém už dávno neslouží pouze účetním nebo ekonomickému oddělení. Stále častěji se stává centrálním místem také pro řízení personální a interní agendy, protože propojuje všechny procesy, které se zaměstnanců týkají.
Díky tomu odpadá práce s několika různými aplikacemi a firma získává jediný zdroj pravdivých dat, se kterým pracují personalisté, mzdové účetní, vedoucí pracovníci i samotní zaměstnanci.
V praxi může ERP systém zastřešit například:
- evidenci zaměstnanců a pracovních poměrů,
- zpracování mezd a navazující účetní operace,
- správu personálních dokumentů,
- bezpečné sdílení výplatních pásek a dalších dokumentů,
- online komunikaci se zaměstnanci,
- správu pracovních neschopností a dalších HR procesů.
Vše propojené v jednom systému
Největší výhodou není samotný počet funkcí, ale jejich vzájemné propojení. Pokud například zaměstnanec změní kontaktní údaje, informace se projeví všude tam, kde jsou potřeba. Když personalista založí nový pracovní poměr, naváže na něj mzdová agenda i účetnictví. A pokud dorazí informace o pracovní neschopnosti, systém ji automaticky připraví pro zpracování mezd.
Každá informace vzniká pouze jednou a dál se využívá napříč celou firmou. To výrazně omezuje ruční přepisování dat, snižuje chybovost a zrychluje každodenní práci.
Právě na tomto principu je postavené také ERP systém Vario. Jednotlivé moduly spolu úzce spolupracují, takže firma může digitalizovat HR agendu postupně, aniž by musela měnit zavedené procesy najednou.
Jedna databáze místo několika různých systémů
Jedním z nejčastějších problémů firem není samotné zpracování mezd, ale práce s daty. Informace o zaměstnancích bývají rozdělené mezi personální evidenci, mzdový software, účetnictví nebo docházkový systém. Jakmile se změní jediný údaj, musí se často upravit na několika různých místech.
„Musela jsem každou mzdovou složku u každého zaměstnance zpracovávat ručně. Máme 108 zaměstnanců, z toho zhruba 70 přepočtených a u každého z nich jsou minimálně tři mzdové složky. Nějakých 25 zaměstnanců navíc má více než jednu smlouvu. To všechno jsme musela ručně procházet a vypisovat. Zabíralo mi to mnoho času a bylo velmi snadné udělat chybu,“ popisuje svou situaci ekonomka Pavlína Nová ze společnosti IQlandia.
Právě tady přináší ERP systém největší přidanou hodnotu. Personální data i mzdová agenda pracují se stejnými informacemi, takže vše zůstává synchronizované a není potřeba nic přepisovat.
Méně administrativy, více jistoty
Jakmile personalista založí nového zaměstnance nebo upraví jeho pracovní poměr, změny se okamžitě promítnou i do navazujících procesů. Mzdová účetní tak pracuje vždy s aktuálními údaji a odpadá riziko, že bude vycházet ze zastaralých informací.
Stejně přirozeně navazují také další agendy. Po zpracování mezd jsou doklady připravené pro účetnictví, finanční oddělení má okamžitý přehled o personálních nákladech a vedení firmy může sledovat náklady podle středisek, zakázek nebo jednotlivých týmů.
Co přináší propojení mezd a personalistiky v ERP systém?
Modul Mzdy a personalistika ve Variu propojuje všechny klíčové personální procesy do jednoho systému. Firmy tak získávají například:
- jednotnou evidenci zaměstnanců a pracovních poměrů,
- automatickou návaznost mezd na účetnictví,
- výpočet mezd bez duplicitního zadávání údajů,
- přehled personálních nákladů podle středisek nebo zakázek,
- rychlejší zpracování mezd díky práci s jednou databází.
Výsledkem není jen úspora času. Firma získává jistotu, že všechna oddělení pracují se stejnými daty a každá změna se automaticky promítne tam, kde je potřeba.
Zaměstnanecký portál: když si většinu HR agendy vyřeší zaměstnanci sami
Kolik času zabere odpovědět na otázku „Můžete mi znovu poslat výplatní pásku?“ nebo dohledat potvrzení, které zaměstnanec posílal před několika měsíci? Samotná jednotlivá žádost nezabere mnoho času. Pokud se ale podobné požadavky opakují každý den, stávají se významnou administrativní zátěží.
Právě proto stále více firem zavádí zaměstnanecký portál, který funguje jako bezpečný online prostor pro komunikaci mezi zaměstnanci a HR oddělením.
Zaměstnanci mají vše na jednom místě
Místo e-mailů, papírových formulářů nebo osobních návštěv personálního oddělení si mohou zaměstnanci většinu běžných záležitostí vyřídit sami. K dispozici mají například:
- výplatní pásky a jejich historii,
- nahrávání dokumentů pro personální nebo mzdové oddělení,
- podklady pro roční zúčtování daně,
- aktualizaci vybraných osobních údajů,
- důležité firemní dokumenty a oznámení.
Vše probíhá v jednom prostředí, které je dostupné odkudkoliv prostřednictvím webového prohlížeče.
Méně e-mailů, méně papírů, méně rutiny
Největší přínos zaměstnaneckého portálu ale nespočívá jen v tom, že zaměstnanci mají své dokumenty kdykoliv po ruce. Výrazně se zjednoduší také práce personalistů a mzdových účetních.
Odpadá ruční rozesílání výplatních pásek, přeposílání dokumentů e-mailem nebo dohledávání příloh v několika různých konverzacích. Dokumenty se bezpečně předávají přímo mezi zaměstnancem a HR oddělením a celý proces je přehledně evidovaný.
HR komunikuje efektivněji
Díky propojení zaměstnaneckého portálu s ERP systémem Vario se všechny předané dokumenty automaticky zapisují do příslušných agend. Personalisté tak mají okamžitý přehled o tom, co už bylo odevzdáno, co čeká na zpracování a které dokumenty ještě chybí.
Výsledkem není jen úspora času. Zaměstnanci získají rychlejší a pohodlnější přístup ke svým dokumentům, zatímco HR oddělení se může soustředit na práci s lidmi místo rutinní administrativy.
Automatizace, která šetří čas každý měsíc
Digitalizace HR nekončí u personálních dokumentů nebo online komunikace se zaměstnanci. Největší přínosy přicházejí ve chvíli, kdy se jednotlivé procesy začnou automatizovat a navazovat jeden na druhý.
eNeschopenky bez ručního přepisování
Dočasná pracovní neschopnost znamená pro mzdové účetní řadu administrativních kroků. Pokud se údaje přepisují ručně, roste nejen časová náročnost, ale také riziko chyb.
Doplněk eNeschopenky automaticky načítá informace o pracovní neschopnosti z České správy sociálního zabezpečení přímo do Varia. Systém je spáruje s konkrétním zaměstnancem a připraví je pro další zpracování ve mzdové agendě.
Personalisté i mzdové účetní tak pracují vždy s aktuálními údaji a odpadá zdlouhavé přepisování nebo dohledávání informací.
Síla propojených modulů
Každý z těchto modulů řeší jinou část firemní agendy. Největší přínos ale přináší jejich vzájemné propojení.
Když jsou personalistika, mzdy, zaměstnanecký portál, eNeschopenky i účetní agenda součástí jednoho ERP systému, informace mezi nimi automaticky proudí. Firma nemusí řešit importy dat mezi různými aplikacemi ani kontrolovat, jestli jsou údaje ve všech systémech stejné.
Méně rutinní práce, méně chyb a více času na činnosti, které firmu skutečně posouvají dál.
Jak vypadá digitalizace HR v praxi
Přechod na digitální HR agendu není jen o zavedení nového systému. Největší změnu firmy pocítí ve chvíli, kdy se podaří odstranit každodenní rutinní činnosti, které zbytečně zabírají čas personalistům i mzdovým účetním.
Dobrým příkladem je iQLANDIA Liberec, která hledala způsob, jak zefektivnit zpracování mezd a zároveň umožnit zaměstnancům vyřizovat personální záležitosti elektronicky.
Jaké problémy bylo potřeba vyřešit?
Před digitalizací se velká část procesů odehrávala klasicky: papírové dokumenty, osobní předávání podkladů nebo ruční zpracování některých údajů. To znamenalo vyšší administrativní zátěž a větší časové nároky při každém zpracování mezd.
Po nasazení ERP systému Vario a zaměstnaneckého portálu B2E se řada těchto kroků přesunula do online prostředí.
Co se změnilo?
Díky propojení jednotlivých modulů mohou zaměstnanci řadu úkonů vyřídit sami, zatímco mzdové oddělení pracuje s daty, která se do systému přenášejí automaticky.
Mezi největší přínosy patří:
- zpracování mezd přibližně o 50 % rychleji,
- výrazné omezení papírové dokumentace,
- elektronické předávání dokumentů mezi zaměstnanci a HR,
- jednodušší práce na dálku bez nutnosti osobních návštěv kanceláře,
- méně ručního přepisování údajů a nižší chybovost.
„V systému Vario stačí, když mzdová účetní vygeneruje elektronický formulář a pošle upozornění zaměstnanci do e-mailu. Ten otevře odkaz, v aplikaci zkontroluje údaje a potvrdí. Dvě kliknutí a je hotovo,“ dodává Zdeňka Cmíralová, mzdová specialistka ERP systému Vario.
Tento příklad ukazuje, že digitalizace HR není jen otázkou větších firem nebo složitých projektů. I několik automatizovaných procesů dokáže ušetřit desítky hodin administrativy každý měsíc a zároveň zpříjemnit práci zaměstnancům i personálnímu oddělení.
Digitalizace HR začíná u propojených procesů
Digitalizace nemusí proběhnout najednou. Firmy mohou začít například zpracováním mezd, následně přidat zaměstnanecký portál nebo automatické eNeschopenky a postupně rozšiřovat celý ekosystém podle svých potřeb.
Co firmám přináší propojené HR v ERP systému Vario?
- jednotnou databázi zaměstnanců bez duplicitních údajů,
- rychlejší zpracování mezd a navazujících účetních operací,
- bezpečné sdílení dokumentů se zaměstnanci,
- automatizaci rutinních procesů, jako jsou eNeschopenky nebo předávání podkladů,
- lepší přehled o personálních nákladech i interních procesech.
A právě v tom spočívá největší přínos ERP systému Vario. Nejde o digitalizaci jedné agendy, ale o propojení celého procesu od nástupu zaměstnance až po zpracování mezd, komunikaci s HR a návaznost na účetnictví. Výsledkem je méně administrativy, více kontroly nad daty a prostor věnovat se tomu nejdůležitějšímu – lidem.
Chcete zjistit, jak by mohla vypadat digitalizace HR právě ve vaší firmě?
Domluvte si nezávaznou konzultaci s našimi specialisty nebo si vyzkoušejte ERP systém Vario v demoverzi. Rádi vám ukážeme, jak propojit personalistiku, mzdy i zaměstnanecký portál do jednoho funkčního celku, který ušetří čas vašim zaměstnancům i HR oddělení.
Často kladené otázky
Co je HR agenda v ERP systému?
HR agenda v ERP systému zahrnuje správu zaměstnanců, personálních údajů, mezd, pracovních poměrů, dokumentů i komunikace se zaměstnanci. Díky propojení všech agend do jednoho systému odpadá ruční přepisování dat a jednotlivé procesy na sebe automaticky navazují.
Jaké výhody přináší digitalizace HR procesů?
Digitalizace HR šetří čas personalistům i mzdovým účetním, snižuje chybovost a omezuje administrativu spojenou s papírovými dokumenty. Zaměstnanci navíc získají online přístup ke svým dokumentům a mohou řadu běžných požadavků vyřídit bez návštěvy personálního oddělení.
Jak funguje zaměstnanecký portál B2E?
B2E – zaměstnanecký portál je bezpečná webová aplikace propojená s ERP systémem Vario. Zaměstnanci v ní najdou například výplatní pásky, mohou nahrávat dokumenty, aktualizovat vybrané osobní údaje nebo odevzdávat podklady pro roční zúčtování daně. Personalisté mají všechny dokumenty přehledně na jednom místě a komunikace probíhá bez e-mailů a papírových formulářů.
Musím při změně údajů zaměstnance upravovat data ve více systémech?
Ne. Pokud jsou personalistika a mzdy součástí ERP systému Vario, pracují se společnou databází. Změna se provede pouze jednou a automaticky se promítne do všech navazujících agend.
Jak fungují eNeschopenky ve Variu?
Doplněk eNeschopenky automaticky načítá informace o dočasné pracovní neschopnosti z České správy sociálního zabezpečení přímo do ERP systému Vario. Data se spárují s konkrétním zaměstnancem a jsou připravena pro zpracování mezd bez ručního přepisování.
Je možné ve Variu sledovat personální náklady?
Ano. Modul Mzdy a personalistika umožňuje sledovat mzdové i personální náklady podle středisek, zakázek nebo organizační struktury firmy. Vedení tak získává přesnější přehled o nákladech i jejich vývoji.
Lze digitalizovat HR postupně?
Ano. Není nutné zavádět všechny funkce najednou. Firmy často začínají digitalizací mezd nebo personalistiky a následně přidávají zaměstnanecký portál, eNeschopenky nebo další rozšiřující moduly podle svých potřeb.
Pro jak velké firmy je ERP systém Vario vhodný?
ERP systém Vario je vhodný pro malé, střední i větší firmy, které chtějí propojit personalistiku, mzdy, účetnictví a další firemní agendy do jednoho systému. Díky modulárnímu řešení si každá firma může vybrat pouze ty funkce, které skutečně potřebuje.
