Co vás zajímá?
Před týdnem jste obvolávali klíčové zákazníky a zvali je na velkou prezentaci nového výrobku. Ale nezapomněli jste zavolat klientovi z Prostějova? Pátráte v paměti a najednou si nejste úplně jistí. Právě v tuto chvíli vám pomůže Deník událostí ve Variu, kde máte vše zaznamenané.
Jak asi víte z vlastní zkušenosti, lidská paměť je děravá a šikovné “berličky” jsou k nezaplacení. Pokud třeba vedete delší vyjednávání s potenciálním klientem, je klíčové přesně vědět, jestli jste mu na osobní schůzce nabídli slevu 10 nebo 20 %. V Altusu to dobře víme, a proto má Vario funkci Deník událostí.
Jak funguje Deník událostí
Podobně jako Úkoly jsou události v deníku přístupné jak z jednotlivých záznamů, kterých se týkají (např. kontakty v adresáři, poznámky ke stavu úhrady u faktur), tak i ze samostatné agendy Deník.
V ní můžete události filtrovat a řadit podle zvolených kritérií. Snadno tak například sledujete:
- aktivitu konkrétního obchodníka,
- počet zápisů v deníku za sledované období,
- počet schůzek
- a další záležitosti.
Do něj si zapíšete všechny potřebné informace a díky tomu přesně víte:
- kdy jste zákazníka naposledy kontaktovali,
- jakým způsobem,
- co bylo obsahem komunikace.
Do záznamu Události deníku vyplníte potřebné údaje.
Pokud například potřebujete zaznamenat délku telefonátu se zákazníkem, stačí pustit v záznamu události časovač. Po rozloučení časomíru vypnete a časový údaj máte přímo ve Variu.
Poté, co vyplníte všechna potřebná pole, kliknete na Podepsat záznam. Zadáte heslo a zápis do deníku se označí vaším elektronickým podpisem. To se také hodí v případě, že potřebujete potvrdit důležité informace jako právě slíbené slevy.
Vario je pečlivý kronikář
Kromě toho, že si do Varia ručně zadáte záznam libovolné události, umí ERP automaticky vytvářet zápisy o systémových událostech. Mezi ně patří:
- vytvoření záznamu,
- úpravy záznamu (včetně změny hodnot),
- odstranění záznamu.
V agendě Nastavení si můžete vybrat, o jakých činnostech má Vario automaticky vytvářet záznam. Je však dobré myslet na to, že čím víc činností zvolíte, tím větší objemy dat Vario generuje.
Export šetří práci
Užitečná je i funkce Export, která vám umožní automaticky založit událost deníku při vytvoření dokumentu. Například ve Variu napíšete dopis s informací o změně adresy, který hromadně rozesíláte zákazníkům. V exportu si nastavíte, aby se ke každému kontaktu, na který jste zprávu odeslali, vytvořil záznam do Deníku událostí.
Jednotliví obchodníci tak mají jistotu, že jejich zákazníci informaci dostali a nezapomnělo se na ně.
Pokud vás agenda Deníku událostí zaujala, připravili jsme pro vás podrobné návody.