Efektivní skladová inventura: Jak minimalizovat chyby a zvýšit přesnost

Co je inventura skladu?

Inventura skladu je proces fyzické nebo dokladové kontroly skutečného množství zásob oproti evidovanému stavu v účetním nebo ERP systému. Její hlavním cílem je ověřit správnost skladové evidence, identifikovat případné nesrovnalosti a zajistit, aby účetní data odpovídala realitě.

Pravidelná inventarizace má pro firmy zásadní význam:

• Minimalizuje finanční ztráty – Pomáhá odhalit manka, přebytky a možné chyby v evidenci.
• Zajišťuje přesnou skladovou evidenci – Přesná data umožňují lepší plánování nákupu a optimalizaci skladových zásob.
• Zvyšuje efektivitu logistiky – Správná data o zásobách usnadňují řízení dodavatelského řetězce a snižují riziko výpadků zboží.
• Pomáhá s detekcí podvodů a krádeží – Pravidelné kontroly snižují riziko úmyslného i neúmyslného poškození firmy.

Legislativní požadavky týkající se inventur

Inventarizace zásob není jen otázkou vnitřního řízení podniku, ale je také legislativně zakotvena. Podle českých účetních předpisů (zejména zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb.) je každá účetní jednotka povinna provádět pravidelnou inventuru svých aktiv a závazků.

Hlavní právní požadavky na skladovou inventuru zahrnují:

• Povinnost provádět inventuru minimálně jednou ročně – Nejčastěji na konci účetního období.
• Dokumentace průběhu inventarizace – Všechny záznamy o inventuře musí být archivovány a dostupné pro případnou kontrolu.
• Správné účtování inventarizačních rozdílů – Manka a přebytky je nutné správně zaúčtovat a doložit jejich příčinu.
• Dodržování norem BOZP a hygienických standardů při fyzické inventuře – Zejména v provozech, kde se manipuluje s potravinami nebo chemikáliemi.

Díky využití ERP systému lze celý proces inventarizace nejen zjednodušit, ale také zajistit jeho soulad s platnými předpisy a minimalizovat administrativní zátěž.

Typy inventur

Skladová inventura může probíhat různými způsoby v závislosti na potřebách firmy, povaze skladovaných zásob a používaných technologiích. Každý typ inventury má své výhody i nevýhody.

Fyzická inventura vs. dokladová inventura

1. Fyzická inventura
   • Probíhá manuálním přepočítáním skutečných skladových zásob.
   • Pracovníci fyzicky kontrolují a zapisují počet kusů jednotlivých položek.
   • Často se používá ve firmách s rozsáhlými sklady, kde může docházet k odchylkám mezi evidencí a realitou.
   • Výhodou je vysoká přesnost, nevýhodou časová náročnost a riziko lidské chyby.
2. Dokladová inventura
   • Provádí se pouze na základě účetních a skladových záznamů.
   • Porovnává se pohyb zboží v informačním systému s očekávaným stavem.
   • Rychlejší než fyzická inventura, ale méně spolehlivá, protože neřeší případné ztráty nebo chybné zaúčtování.

Průběžná (kontinuální) inventura a její výhody

Alternativou k tradičním inventurám je průběžná inventura, která probíhá průběžně během roku namísto jednorázové kontroly na konci účetního období.

Hlavní výhody kontinuální inventury:

• Rozložení zátěže – Není nutné uzavírat sklad na dlouhou dobu.
• Včasná detekce chyb – Nesrovnalosti jsou odhaleny dříve, než se nahromadí.
• Efektivnější využití zaměstnanců – Lidé nejsou jednorázově přetíženi inventurou.
• Možnost automatizace pomocí ERP systému – Průběžné sledování zásob usnadňuje ERP software, který data aktualizuje v reálném čase.

Nejčastěji se průběžná inventura využívá v odvětvích s rychlou obrátkou zboží, jako je e-commerce nebo výroba, kde je potřeba mít neustále přehled o dostupnosti zásob.

ERP systémy umožňují firmám kombinovat různé typy inventur a zvolit nejefektivnější metodu podle jejich provozních potřeb.

Postup přípravy na inventuru

Správná příprava je klíčem k úspěšnému a efektivnímu provedení skladové inventury. Čím lépe je proces naplánován, tím méně času a chyb při samotném sčítání zásob vznikne.

Plánování a harmonogram inventarizace

Aby inventura proběhla hladce, je důležité stanovit jasný harmonogram a postup:

1. Určení termínu inventury
   • Ideálně v období s nižší provozní zátěží (například mimo sezónní špičky).
   • Některé firmy volí víkend nebo večerní hodiny, aby minimalizovaly narušení běžného provozu.
2. Definování rozsahu inventury
   • Půjde o kompletní inventuru, nebo pouze kontrolu konkrétních produktů či skladových lokací?
   • Při rozsáhlých skladech se doporučuje rozdělit inventuru na etapy.
3. Příprava inventurních seznamů
   • ERP systém dokáže automaticky vygenerovat seznam položek určených k inventarizaci.
   • Důležité je zajistit, aby seznam obsahoval všechny klíčové informace: název zboží, SKU kód, aktuální evidenční stav, umístění ve skladu apod.

Sestavení inventarizačního týmu a rozdělení rolí

Inventura by měla být prováděna nezávislým týmem pracovníků. Každý člen by měl mít jasně definovanou roli:

• Vedoucí inventury – organizuje celý proces, zodpovídá za správnost výsledků.
• Sčítači – provádějí fyzické sčítání a zaznamenávání údajů.
• Kontrolor – ověřuje správnost záznamů a řeší nesrovnalosti.
• Zadavatel dat – odpovídá za přenos údajů do ERP systému.

Doporučuje se, aby inventuru prováděli zaměstnanci, kteří běžně nepracují s daným zbožím, aby se snížilo riziko chyb z podvědomé předpojatosti.

Příprava skladových prostor a označení zboží

Před samotným začátkem inventury je nutné zajistit, aby sklad byl v optimálním stavu:

• Úklid a reorganizace – Uspořádání skladu pomůže předejít zmatkům při sčítání.
• Jasné označení produktů – Položky by měly mít čitelné štítky, případně čárové nebo QR kódy.
• Oddělení neprodejných a poškozených zásob – Tyto produkty by měly být evidovány samostatně.
• Minimalizace pohybu zboží – Během inventury je vhodné omezit příjem a výdej zboží, aby nedocházelo k nesrovnalostem.

ERP systémy mohou v této fázi výrazně pomoci tím, že umožní:

• Automatické generování seznamů zboží k inventarizaci.
• Skenování produktů pomocí čteček čárových kódů nebo mobilních aplikací.
• Rychlé vyhledávání produktů ve skladovém systému.

TIP: Zjistěte více o tom, jaké jsou aktuální systémové trendy ve skladovém hospodářství.

Díky dobré přípravě lze minimalizovat časovou náročnost a chybovost celého procesu.

Provádění fyzické inventury

Jakmile je sklad připraven a inventarizační tým má jasně rozdělené úkoly, může začít samotná fyzická inventura. Přesnost a efektivita sčítání zásob závisí na zvolených metodách a nástrojích.

Metody sčítání a zaznamenávání skutečného stavu zásob

Při fyzické inventuře lze využít několik metod:

1. Dvojité sčítání (cross-checking)
   • Každou položku sčítají nezávisle na sobě dva pracovníci.
   • Výsledky se následně porovnají, aby se eliminovaly chyby.
   • Ideální metoda pro hodnotné nebo citlivé zboží.
2. Metoda slepého počítání
   • Pracovníci sčítají zásoby bez předchozího přístupu k evidenčním datům.
   • Výsledky jsou porovnávány až po dokončení sčítání.
   • Zabraňuje ovlivnění počítání chybnými očekáváními.
3. Oblastní inventura
   • Sklad se rozdělí na zóny a každá část je přidělena konkrétní osobě nebo týmu.
   • Pomáhá systematicky kontrolovat rozsáhlé sklady a minimalizuje zmatky.
4. Inventura metodou ABC
   • Zaměřuje se prioritně na položky s nejvyšší hodnotou (tzv. A kategorie), zatímco méně důležité položky (B a C) se kontrolují s nižší frekvencí.
   • Efektivní přístup pro firmy s velkým množstvím zásob, kde není reálné sčítat vše se stejnou důkladností.

Využití moderních technologií, jako jsou čtečky čárových kódů

Tradiční ruční zaznamenávání čísel na papír je pomalé a náchylné k chybám. ERP systémy umožňují digitalizaci inventury pomocí:

• Čteček čárových kódů a QR kódů – Umožňují rychlé skenování produktů a okamžité záznamy do ERP systému.
• Mobilních aplikací propojených s ERP systémem – Pracovníci mohou zaznamenávat data přímo z mobilního zařízení.
• RFID technologie – Automatická identifikace produktů bez nutnosti ručního skenování.
• Integrace s váhovými systémy – Například pro sčítání objemových produktů (sypké materiály, kapaliny).

Použití technologií výrazně zrychluje proces a eliminuje lidské chyby, což zajišťuje přesnější inventuru:

„Zažil jsem u nás ve firmě inventuru, kdy 14 dní firma stála a 7-8 lidí včetně obchodních zástupců běhalo s papíry po skladě. Počítali a hledali zboží. To jsem si říkal, že je něco opravdu špatně,“ upřesňuje situaci ve firmě Yessen Tools Libor Havránek. Jak firma inventuru zrychlila až 4krát?

Řešení nesrovnalostí a chyb při sčítání

Během inventury se často objeví rozdíly mezi evidovaným a skutečným stavem zásob. Jak postupovat?

1. Ověření chybného počtu
   • Opětovné přepočítání dané položky jiným pracovníkem.
   • Kontrola, zda zboží nebylo přemístěno do jiné části skladu.
2. Kontrola dokladové evidence
   • Porovnání skladových pohybů v ERP systému.
   • Ověření, zda nebylo zboží vydáno, ale ještě nezaznamenáno.
3. Analýza možných příčin rozdílů
   • Ztráty způsobené nesprávnou manipulací.
   • Chyby při příjmu nebo výdeji zboží.
   • Krádeže nebo nesprávně zaúčtované pohyby.
4. Oprava záznamů v ERP systému
   • Po potvrzení správného stavu jsou data v ERP aktualizována.
   • Manka nebo přebytky je nutné správně zaúčtovat (více o tomto v části „Zpracování výsledků inventury“).

Díky propojení s ERP systémem mohou být nesrovnalosti rychle detekovány a vyřešeny, čímž se minimalizuje riziko chyb při následném účtování.

Role ERP systému Vario v procesu inventury

ERP systémy, jako je systém Vario, hrají klíčovou roli při skladové inventuře. Automatizují procesy, minimalizují chybovost a umožňují efektivnější práci s daty. Díky digitalizaci lze inventuru provádět rychleji a s menší administrativní zátěží.

Více o WMS řešení od Varia

Automatizace tvorby inventurních seznamů

ERP systém dokáže před zahájením inventury automaticky vygenerovat inventurní seznamy, které obsahují:

• Přesný seznam skladových položek určených k inventuře.
• Aktuální evidenční stav zásob.
• Údaje o umístění zboží ve skladu.
• Možnost filtrování produktů podle skupin (např. ABC analýza).

To výrazně zrychluje přípravu inventury a minimalizuje ruční administrativu.

Sledování a porovnávání evidenčního a skutečného stavu zásob

Během inventury ERP systém umožňuje:

• Okamžité porovnání fyzického stavu se záznamy v systému.
• Upozornění na nesrovnalosti – software automaticky identifikuje rozdíly mezi evidovanými a skutečnými hodnotami.
• Historii pohybů skladových zásob – ERP pomáhá zpětně analyzovat, kde mohla vzniknout chyba.

Díky propojení se skladovými čtečkami čárových kódů nebo RFID technologiemi lze skladovou inventuru provádět téměř v reálném čase.

Generování inventurních protokolů a zpráv

Po dokončení inventury ERP systém automaticky vygeneruje kompletní inventurní protokol, který obsahuje:

• Seznam všech skladových položek a jejich evidenční i skutečné množství.
• Detailní přehled rozdílů (manko, přebytek).
• Možnosti exportu dat do účetnictví pro automatizované zaúčtování.
• Historii a auditní stopu inventarizace.

Tento proces eliminuje ruční přepisování a usnadňuje archivaci výsledků inventury.

Pokud chcete zjednodušit skladovou inventuru a eliminovat chyby způsobené ručním zpracováním, je čas zvážit ERP systém Vario.

 

Vyzkoušejte demo zdarma a zjistěte, jak může Vario automatizovat celý proces inventarizace.

 

Vyzkoušet ERP systém Vario

Zpracování výsledků inventury

Po dokončení fyzické inventury je nutné správně vyhodnotit zjištěné údaje a přijmout odpovídající opatření. Tento krok zahrnuje analýzu rozdílů, jejich správné zaúčtování a návrh opatření k prevenci budoucích chyb.

Identifikace a analýza inventarizačních rozdílů

Jakmile jsou všechny skladové položky sečteny a zaznamenány v ERP systému, je nutné porovnat skutečný stav s evidenčním. Výsledkem této analýzy mohou být tři situace:

1. Shoda – Evidenční stav odpovídá fyzickému.
2. Manko – Zásob je méně, než udává evidence.
3. Přebytek – Zásob je více, než je uvedeno v systému.

Příčiny rozdílů mohou být různé:

• Chyby při příjmu a výdeji zboží.
• Nesprávné záznamy v účetnictví nebo ERP systému.
• Krádeže či ztráty způsobené nesprávnou manipulací se zbožím.
• Chybná práce zaměstnanců během inventury.

Účtování mank a přebytků v souladu s platnými předpisy

Zjištěné rozdíly musí být řádně zaúčtovány. Postup se řídí platnými účetními předpisy, zejména zákonem o účetnictví a vnitřními směrnicemi společnosti.

• Manko (ztráta zásob)
  • Je nutné doložit jeho příčinu (např. poškození, ztráta, odcizení).
  • V případě odpovědnosti zaměstnance může být vymáháno náhradou.
  • Pokud není odpovědnost prokázána, manko se účtuje jako nákladová položka.
• Přebytek (nezaevidované zboží)
  • Přebytek lze zaúčtovat jako mimořádný výnos.
  • Pokud vznikl chybou v účetní evidenci, provede se oprava dokladů.

ERP systém automatizuje zaúčtování rozdílů a umožňuje jejich přímé napojení na účetní software, čímž se minimalizuje ruční práce.

Návrhy opatření pro předcházení budoucím nesrovnalostem

Aby se minimalizovaly chyby v budoucích inventurách, je vhodné přijmout preventivní opatření, například:

• Zlepšení evidence skladových pohybů – Důsledná práce se skladovými doklady a digitalizace procesů.
• Zavedení průběžné inventury – Namísto jednorázového počítání lze využít pravidelnou kontrolu vybraných položek.
• Automatizace pomocí ERP systému – ERP pomáhá eliminovat ruční chyby a usnadňuje správu zásob.
• Školení zaměstnanců – Správné postupy při manipulaci se zbožím a evidence skladových pohybů.

TIP: Zjistěte více o lepší evidenci skladových pohybů v našich článcích: Příjemka: Klíč k efektivnímu řízení skladového hospodářství a Výdejka ze skladu: Jak funguje a proč je tak důležitá?

Vario a Mobilní skladník: Efektivní nástroj pro moderní skladovou inventuru

ERP systém Vario nabízí doplněk Mobilní skladník, který výrazně zjednodušuje a zefektivňuje proces skladové inventury. Tento nástroj umožňuje skladníkům provádět inventuru přímo pomocí čteček čárových kódů, což minimalizuje chybovost a urychluje celý proces.

Klíčové vlastnosti Mobilního skladníka:

• Přesné načítání dat: Skladníci mohou pomocí čteček čárových kódů rychle a přesně zaznamenávat stav zásob. Při načtení produktu, který není zahrnut v seznamu pro kontrolu, systém upozorní uživatele a umožní dodatečné zahrnutí tohoto zboží do inventury.
• Průběžná synchronizace: Data z čteček jsou průběžně synchronizována s modulem Rozšíření skladu ve Variu, což umožňuje vedoucímu skladu sledovat aktuální stav inventury v reálném čase.
• Flexibilita inventury: Mobilní skladník podporuje inventuru celého skladu, jednotlivých umístění nebo konkrétních skladových karet. Tento přístup umožňuje přizpůsobit proces inventury specifickým potřebám firmy.
• Možnost přerušení a pokračování: V případě potřeby lze inventuru dočasně přerušit a následně pokračovat bez ztráty dosud zaznamenaných dat, což zvyšuje flexibilitu a efektivitu práce skladníků.

Více o řešení Mobilní skladník

SISTO: Moderní cloudová aplikace pro efektivní inventuru majetku

Vario nabízí také cloudovou aplikaci SISTO, která zjednodušuje a urychluje proces inventarizace majetku. Tato aplikace umožňuje čtení čárových či QR kódů pomocí mobilního telefonu, čímž eliminuje potřebu papírové evidence a snižuje chybovost.

Hlavní funkce aplikace SISTO:

• Jednoduchá digitalizace inventury: Umožňuje snadné zaznamenávání majetku pomocí mobilního zařízení, což zajišťuje kompletní a bezchybnou inventarizaci.
• Integrace s ERP systémem Vario: Podporuje export a import dat mezi Variem a aplikací SISTO, což umožňuje hladký přenos informací a aktualizaci záznamů.
• Flexibilita použití: Díky cloudovému řešení je přístupná odkudkoli a kdykoli, což usnadňuje koordinaci a správu inventury.

TIP: Řešení SISTO jsme blíže představili na webináři. Jeho záznam je nyní k dispozici!

Implementace aplikace SISTO do vašeho procesu inventarizace přináší moderní a efektivní přístup ke správě majetku, čímž zvyšuje produktivitu a přesnost evidenčních procesů.

Více o řešení SISTO

Doporučení odborníka: Jaké řešení tedy zvolit?

Jde vám z toho hlava kolem? Požádali jsme Michala Černého, vedoucího technické podpory Varia, o stručné vysvětlení, jaký je rozdíl v nabízených řešeních pro inventuru od Varia a kdy zvolit jaké řešení:

„Pokud hledáte ověřený a spolehlivý nástroj pro správu celého skladu v reálném čase, doporučuji zvolit WMS. Umožní vám automatizovat skladové procesy a výrazně omezit chybovost, která se ve skladu běžně vyskytuje. Díky tomu můžete uvolněný čas věnovat třeba navýšení objemu odbavených operací.

SISTO je v současné podobě určeno primárně pro rychlou a přehlednou inventarizaci majetku, bez nutnosti pořizovat další hardware. Brzy ale nabídne i základní funkce WMS, což ocení zejména menší firmy, pro které by plnohodnotné WMS bylo zbytečně robustní.“

Proč si vybrat ERP systém Vario pro skladovou inventuru?

• Automatizace – Eliminace manuálních chyb a úspora času.
• Přesnost – Integrace se skladovými čtečkami a RFID technologiemi.
• Efektivita – Okamžité generování přehledných inventurních protokolů.
• Flexibilita – Možnost provádět inventury průběžně nebo vzdáleně.

Chcete vědět, jak může Vario optimalizovat skladovou inventuru ve vaší firmě?

Osobní konzultace zdarma