Praktický průvodce konsignačními sklady: Od principu po implementaci

Co je konsignační sklad a jak se liší od běžného skladu?

Jako konsignační označujeme takový sklad, v němž si dodavatel ponechává zboží ve vlastnictví až do okamžiku jeho odběru odběratelem. Odběratel následně platí za zboží až ve chvíli, kdy ho skutečně použije nebo prodá. Přitom platí několik pravidel:

• Dodavatel dodá zboží do skladu odběratele, ale stále ho vlastní,
• odběratel může zboží kdykoliv odebrat a zaplatí pouze za skutečně spotřebované položky,
• fakturace probíhá v pravidelných intervalech na základě skutečného odběru.

Název tohoto druhu skladu je pak odvozen od tzv. konsignace, neboli soupisu zboží odebraného ze skladu. Tento dokument slouží jako podklad pro fakturaci a obsahuje:

• přesný seznam odebraného zboží,
• datum odběru,
• množství a jednotkovou cenu,
• identifikaci odběratele a dodavatele,
• případně další doplňující údaje.

Princip fungování konsignačního skladu

Klasický sklad funguje na principu okamžitého převodu vlastnictví zboží při jeho nákupu. To znamená, že odběratel nese náklady na skladování a riziko přebytků nebo neprodaného zboží. Naopak konsignační sklad umožňuje odběrateli udržovat zásoby bez okamžité platby. V konsignačním skladu tak zboží zůstává ve vlastnictví dodavatele, dokud jej odběratel nespotřebuje nebo neprodá. Toto uspořádání je vhodné například pro:

• výrobní podniky, které potřebují flexibilní zásoby materiálu.
• maloobchodní firmy, které chtějí eliminovat riziko neprodeje
• zdravotnictví, kde je nutná dostupnost drahého zdravotnického materiálu bez nutnosti okamžité úhrady.

Tip: Víte, jak účinně řídit rizika skladového řízení? Přečtěte si našeho průvodce řízením rizik ve skladu.

Hypotetický příklad z praxe

Představte si automobilový servis, který má konsignační sklad s náhradními díly. Dodavatel do něj dováží různé komponenty, ty jsou ale stále ve vlastnictví dodavatele a dotyčný autoservis tak za ně neplatí. Platba probíhá až ve chvíli, kdy servis díly skutečně odebere ze skladu; v takovém případě platí pouze tolik dílů, kolik skutečně odebral.

Tento princip přináší výhody pro obě strany:

• Dodavatel má jistotu dlouhodobého odběru a udržuje si kontrolu nad skladovými položkami,
• odběratel pak šetří náklady na skladování (pouze pořizovací) a odebírá pouze tolik položek, kolik skutečně v daný moment potřebuje.

Proces vyskladnění a doplňování zásob

Průběh naskladnění a vyskladnění se liší podle dohody mezi dodavatelem a odběratelem, obvykle ale probíhá v těchto fázích:

1. Dodání zboží: dodavatel dodá zboží do konsignačního skladu odběratele.
2. Skladová evidence: odběratel vede evidenci zásob a monitoruje jejich pohyb.
3. Odběr zboží: jakmile odběratel část zboží spotřebuje nebo prodá, odebere ho ze skladu.
4. Fakturace: v předem dohodnutých intervalech (např. měsíčně) dodavatel vystaví fakturu pouze na zboží, které bylo skutečně odebráno.
5. Doplňování zásob: dodavatel průběžně kontroluje stav skladu a doplňuje zásoby podle potřeby.

Tip: Víte, jak vám s řízením zásob pomůže ERP systém Vario? Prohlédněte si průvodce moduly Varia pro skladové řízení

Výhody a nevýhody konsignačních skladů

Konsignační sklady nabízejí mnoho výhod pro dodavatele i odběratele, ale jejich využití s sebou přináší také určitá rizika.

Výhody pro dodavatele a odběratele

Strana dodavatele:

• Dlouhodobé partnerství s odběratelem: konsignační sklad zajišťuje dlouhodobou spolupráci a pravidelný odběr zboží.
• Lepší kontrola nad zásobami: dodavatel má přehled o skutečné spotřebě a může optimalizovat výrobu.
• Snížení skladových nákladů: možnost distribuovat zásoby efektivněji mezi více odběratelů.
• Konkurenční výhoda: flexibilní dodací podmínky mohou pomoci získat nové zákazníky.

Strana odběratele:

• Optimalizace cash flow: odběratel platí pouze za zboží, které skutečně spotřebuje nebo prodá.
• Nižší skladové náklady: není třeba udržovat vysoké zásoby s ohledem na průběžné doplňování dodavatelem) a platit za jejich skladování.
• Dostupnost materiálu: zajištění plynulé výroby či prodeje bez rizika nedostatku zboží.
• Flexibilita v objednávkách: možnost operativně reagovat na poptávku a minimalizovat neprodané zásoby.

Potenciální rizika a nevýhody pro dodavatele a odběratele

Strana dodavatele

• Finanční zátěž: dodavatel nese náklady na zboží až do jeho prodeje či spotřeby.
• Komplexnější správa skladu: dodavatelé se neobejdou bez nástrojů na sledování zásob u více odběratelů.
• Riziko neodebraného zboží: pokud odběratel nepoužije dodané zboží, může být problematické jej vrátit nebo přeprodat.

Strana odběratele

• Administrativní náročnost: konsignace vyžaduje přesnou a spolehlivou evidenci pohybu zboží.
• Možné účetní komplikace: zboží není ihned součástí majetku firmy, což může ovlivnit účetní operace a daňovou evidenci.
• Závislost na dodavateli: pokud dodavatel nedodrží podmínky smlouvy, může dojít k výpadkům v zásobování.

Právní a daňové aspekty konsignačních skladů

Z hlediska legislativy a účetnictví se konsignační sklady řídí specifickými mechanismy kladoucími vyšší nároky na evidenci a dodržování platných zákonů.

Vliv na DPH a účetnictví

Z hlediska daně z přidané hodnoty (DPH) je třeba mít na paměti, že odběratel nevlastní zásoby, dokud je neodebere. Z toho důvodu se DPH odvádí až při skutečném odběru, nikoliv již při dodání do skladu. Odběratel si pak může odpočet daně uplatnit až při odběru zboží, nikoliv před ním.

Poznámka: V případě přeshraničního konsignačního skladu (tj. odběratel a dodavatel jsou z různých zemí) mohou platit zvláštní režimy DPH. Důrazně doporučujeme se o nich v předstihu informovat.

Účetní evidence konsignačního skladu

Zboží v konsignačním skladu není součástí majetku odběratele, dokud není spotřebováno. Odběratel pak eviduje pouze přijaté zboží. Oproti tomu dodavatel vede konsignační sklad jako zboží na skladě, a to až do okamžiku fakturace. Ta probíhá v návaznosti na skutečný odběr.

Smluvní ujednání mezi dodavatelem a odběratelem

Aby konsignační sklad fungoval bez problémů, je důležité mít jasně definované smluvní podmínky mezi dodavatelem a odběratelem. Konsignační smlouva by proto měla obsahovat:

• Vymezení vlastnictví: ujednání, že dodavatel zůstává vlastníkem, dokud není zboží odebráno.
• Podmínky odběru zboží: určení toho, jak a kdy k přechodu vlastnictví dochází.
• Způsob fakturace a platební podmínky: vymezení intervalů a způsobu účtování odebraného zboží.
• Odpovědnost za zboží: kdo zodpovídá za poškození či ztrátu zboží ve skladu.
• Doplňování zásob: ustanovení průběhu sledování a doplňování konsignačního skladu.
• Možnost vrácení nespotřebovaného zboží: ujednání pro případ, že se některé položky nevyužijí.

Pozor: v některých odvětvích (např. farmacie, zdravotnické služby či automotive) může legislativa ukládat specifická pravidla a omezení.

Nejčastější dotazy ohledně konsignačních skladů (FAQ)

Zde najdete odpovědi na nejčastější otázky týkající se konsignačních skladů, jejich správy, účetních aspektů i výhod a nevýhod.

Jaké jsou náklady na provoz konsignačního skladu?

Pro odběratele jsou náklady minimální, protože zboží neplatí předem a hradí pouze skutečně spotřebované položky. Naopak na straně dodavatele je nutné počítat s vyššími náklady na financování zásob, ale tento model může zvýšit loajalitu zákazníků a zajistit stabilní odběry.

Kdy je konsignační sklad pro podnikání nevhodný?

Konsignační sklad se nevyplatí zejména v následujících případech:

• Dodavatel nemá dostatečný kapitál k udržení zásob u odběratele.
• Odběratel spotřebovává zboží nepravidelně, což komplikuje plánování dodávek.
• Zboží je rychloobrátkové nebo podléhá rychlé expiraci, například potraviny.
• Správa konsignačního skladu je příliš administrativně náročná, pokud není podpořena automatizovaným systémem.

Jak konsignační sklady ovlivňují cash flow firmy?

Konsignační sklad je výhodný pro odběratele, neboť ten nemusí udržovat kapitál v zásobách a platí pouze za skutečně odebrané zboží. Naopak pro dodavatele to znamená vyšší náklady na udržování zásob.

Může být konsignační sklad využíván při mezinárodním obchodě?

Ano, konsignační sklady lze využívat i v mezinárodním obchodě, vždy je ale třeba dbát lokální legislativy. V rámci EU lze využít tzv. call-off stock režim, který dodavateli umožňuje umístit zboží v konsignačním skladu v jiném členském státě bez povinnosti registrace k DPH, přičemž daňovou povinnost přebírá odběratel až při odběru zboží. Pro využití tohoto režimu musí být odběratel předem známý, zboží určeno pouze pro něj a musí být splněny podmínky stanovené národní legislativou.

Konsignace (seznamu odebraného zboží) a role ERP systému

Z výše uvedeného je zřejmé, že pro provoz konsignačního skladu je nezbytná přesná konsignace, která obratem vyžaduje spolehlivou evidencí skladových položek. Menší sklady si možná vystačí s ručním vyplňováním a aktualizací evidence, s rostoucím počtem položek a skladových pohybů ale tento způsob brzy přestává stačit.

Implementace konsignačního skladu v ERP systému Vario

ERP systém Vario nabízí komplexní skladové řešení Vario WMS zahrnující všechny potřebné nástroje pro efektivní správu (nejen) konsignačních skladů. Mezi hlavní funkcionality patří:

• Neomezený počet skladů: možnost vést a spravovat konsignační sklady odděleně od běžných skladů.
• Automatické sledování pohybů zásob: vždy máte přehled o tom, které zboží bylo odebráno a kdy má být doplněno.
• Integrace s účetním systémem: přehledná evidence zboží v majetku dodavatele a plynulý přechod do účetnictví odběratele po odběru zboží.
• Podpora čteček čárových kódů: rychlá identifikace položek a eliminace chyb při naskladňování a vyskladňování.
• Automatizovaná fakturace: systém generuje faktury pouze na zboží, které bylo skutečně odebráno.
• Notifikace o stavu zásob: upozornění na pokles zásob pod minimální úroveň a automatizované generování objednávek.
• Propojení s dodavateli a odběrateli: možnost sdílení dat o skladových pohybech a spotřebě v reálném čase.
• Sledování expiračních lhůt: u zdravotnického materiálu, potravin či jiných položek podléhajících expiraci lze nastavit hlídání minimální doby trvanlivosti.

Více informací o modulu Sklady

Jak lze ve Variu konsignační sklad nastavit?

V prostředí Varia se nastavení konsignačního skladu nijak výrazněji neliší od běžného skladu. Vždy je však třeba mít na paměti, že každá firma má specifický workflow a jeho specifika je třeba zachytit. V drtivé většina případů vám postačí standardizované nástroje již zahrnuté ve Variu. Pokud pak potřebujete něco nad rámec výchozí funkcionality, rádi vám pomůžeme s úpravami na míru.

Jaký je další krok?

Systém Vario vám umožní daleko více než jen správu konsignačních skladů. S jeho pomocí můžete účinně, pohodlně a plně elektronicky spravovat agendy napříč celou vaší společností. Pokud hledáte více informací, kontaktujte nás na e-mailu info@vario.cz, případně vyzkoušejte zdarma demoverzi Varia.

Vyzkoušet demo Varia