Co je inventura skladu?
Inventura skladu je proces fyzické nebo dokladové kontroly skutečného množství zásob oproti evidovanému stavu v účetním nebo ERP systému. Její hlavním cílem je ověřit správnost skladové evidence, identifikovat případné nesrovnalosti a zajistit, aby účetní data odpovídala realitě.
Pravidelná inventarizace má pro firmy zásadní význam:
- Minimalizuje finanční ztráty – Pomáhá odhalit manka, přebytky a možné chyby v evidenci.
- Zajišťuje přesnou skladovou evidenci – Přesná data umožňují lepší plánování nákupu a optimalizaci skladových zásob.
- Zvyšuje efektivitu logistiky – Správná data o zásobách usnadňují řízení dodavatelského řetězce a snižují riziko výpadků zboží.
- Pomáhá s detekcí podvodů a krádeží – Pravidelné kontroly snižují riziko úmyslného i neúmyslného poškození firmy.
Legislativní požadavky týkající se inventur
Inventarizace zásob není jen otázkou vnitřního řízení podniku, ale je také legislativně zakotvena. Podle českých účetních předpisů (zejména zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb.) je každá účetní jednotka povinna provádět pravidelnou inventuru svých aktiv a závazků.
Hlavní právní požadavky na skladovou inventuru zahrnují:
- Povinnost provádět inventuru minimálně jednou ročně – Nejčastěji na konci účetního období.
- Dokumentace průběhu inventarizace – Všechny záznamy o inventuře musí být archivovány a dostupné pro případnou kontrolu.
- Správné účtování inventarizačních rozdílů – Manka a přebytky je nutné správně zaúčtovat a doložit jejich příčinu.
- Dodržování norem BOZP a hygienických standardů při fyzické inventuře – Zejména v provozech, kde se manipuluje s potravinami nebo chemikáliemi.
Díky využití ERP systému lze celý proces inventarizace nejen zjednodušit, ale také zajistit jeho soulad s platnými předpisy a minimalizovat administrativní zátěž.
Typy inventur
Skladová inventura může probíhat různými způsoby v závislosti na potřebách firmy, povaze skladovaných zásob a používaných technologiích. Každý typ inventury má své výhody i nevýhody.
Fyzická inventura vs. dokladová inventura
- Fyzická inventura
- Probíhá manuálním přepočítáním skutečných skladových zásob.
- Pracovníci fyzicky kontrolují a zapisují počet kusů jednotlivých položek.
- Často se používá ve firmách s rozsáhlými sklady, kde může docházet k odchylkám mezi evidencí a realitou.
- Výhodou je vysoká přesnost, nevýhodou časová náročnost a riziko lidské chyby.
- Dokladová inventura
- Provádí se pouze na základě účetních a skladových záznamů.
- Porovnává se pohyb zboží v informačním systému s očekávaným stavem.
- Rychlejší než fyzická inventura, ale méně spolehlivá, protože neřeší případné ztráty nebo chybné zaúčtování.
Průběžná (kontinuální) inventura a její výhody
Alternativou k tradičním inventurám je průběžná inventura, která probíhá průběžně během roku namísto jednorázové kontroly na konci účetního období.
Hlavní výhody kontinuální inventury:
- Rozložení zátěže – Není nutné uzavírat sklad na dlouhou dobu.
- Včasná detekce chyb – Nesrovnalosti jsou odhaleny dříve, než se nahromadí.
- Efektivnější využití zaměstnanců – Lidé nejsou jednorázově přetíženi inventurou.
- Možnost automatizace pomocí ERP systému – Průběžné sledování zásob usnadňuje ERP software, který data aktualizuje v reálném čase.
Nejčastěji se průběžná inventura využívá v odvětvích s rychlou obrátkou zboží, jako je e-commerce nebo výroba, kde je potřeba mít neustále přehled o dostupnosti zásob.
ERP systémy umožňují firmám kombinovat různé typy inventur a zvolit nejefektivnější metodu podle jejich provozních potřeb.
Postup přípravy na inventuru
Správná příprava je klíčem k úspěšnému a efektivnímu provedení skladové inventury. Čím lépe je proces naplánován, tím méně času a chyb při samotném sčítání zásob vznikne.
Plánování a harmonogram inventarizace
Aby inventura proběhla hladce, je důležité stanovit jasný harmonogram a postup:
- Určení termínu inventury
- Ideálně v období s nižší provozní zátěží (například mimo sezónní špičky).
- Některé firmy volí víkend nebo večerní hodiny, aby minimalizovaly narušení běžného provozu.
- Definování rozsahu inventury
- Půjde o kompletní inventuru, nebo pouze kontrolu konkrétních produktů či skladových lokací?
- Při rozsáhlých skladech se doporučuje rozdělit inventuru na etapy.
- Příprava inventurních seznamů
- ERP systém dokáže automaticky vygenerovat seznam položek určených k inventarizaci.
- Důležité je zajistit, aby seznam obsahoval všechny klíčové informace: název zboží, SKU kód, aktuální evidenční stav, umístění ve skladu apod.
Sestavení inventarizačního týmu a rozdělení rolí
Inventura by měla být prováděna nezávislým týmem pracovníků. Každý člen by měl mít jasně definovanou roli:
- Vedoucí inventury – organizuje celý proces, zodpovídá za správnost výsledků.
- Sčítači – provádějí fyzické sčítání a zaznamenávání údajů.
- Kontrolor – ověřuje správnost záznamů a řeší nesrovnalosti.
- Zadavatel dat – odpovídá za přenos údajů do ERP systému.
Doporučuje se, aby inventuru prováděli zaměstnanci, kteří běžně nepracují s daným zbožím, aby se snížilo riziko chyb z podvědomé předpojatosti.
Příprava skladových prostor a označení zboží
Před samotným začátkem inventury je nutné zajistit, aby sklad byl v optimálním stavu:
- Úklid a reorganizace – Uspořádání skladu pomůže předejít zmatkům při sčítání.
- Jasné označení produktů – Položky by měly mít čitelné štítky, případně čárové nebo QR kódy.
- Oddělení neprodejných a poškozených zásob – Tyto produkty by měly být evidovány samostatně.
- Minimalizace pohybu zboží – Během inventury je vhodné omezit příjem a výdej zboží, aby nedocházelo k nesrovnalostem.
ERP systémy mohou v této fázi výrazně pomoci tím, že umožní:
- Automatické generování seznamů zboží k inventarizaci.
- Skenování produktů pomocí čteček čárových kódů nebo mobilních aplikací.
- Rychlé vyhledávání produktů ve skladovém systému.
TIP: Zjistěte více o tom, jaké jsou aktuální systémové trendy ve skladovém hospodářství.
Díky dobré přípravě lze minimalizovat časovou náročnost a chybovost celého procesu.
Provádění fyzické inventury
Jakmile je sklad připraven a inventarizační tým má jasně rozdělené úkoly, může začít samotná fyzická inventura. Přesnost a efektivita sčítání zásob závisí na zvolených metodách a nástrojích.
Metody sčítání a zaznamenávání skutečného stavu zásob
Při fyzické inventuře lze využít několik metod:
- Dvojité sčítání (cross-checking)
- Každou položku sčítají nezávisle na sobě dva pracovníci.
- Výsledky se následně porovnají, aby se eliminovaly chyby.
- Ideální metoda pro hodnotné nebo citlivé zboží.
- Metoda slepého počítání
- Pracovníci sčítají zásoby bez předchozího přístupu k evidenčním datům.
- Výsledky jsou porovnávány až po dokončení sčítání.
- Zabraňuje ovlivnění počítání chybnými očekáváními.
- Oblastní inventura
- Sklad se rozdělí na zóny a každá část je přidělena konkrétní osobě nebo týmu.
- Pomáhá systematicky kontrolovat rozsáhlé sklady a minimalizuje zmatky.
- Inventura metodou ABC
- Zaměřuje se prioritně na položky s nejvyšší hodnotou (tzv. A kategorie), zatímco méně důležité položky (B a C) se kontrolují s nižší frekvencí.
- Efektivní přístup pro firmy s velkým množstvím zásob, kde není reálné sčítat vše se stejnou důkladností.
Využití moderních technologií, jako jsou čtečky čárových kódů
Tradiční ruční zaznamenávání čísel na papír je pomalé a náchylné k chybám. ERP systémy umožňují digitalizaci inventury pomocí:
- Čteček čárových kódů a QR kódů – Umožňují rychlé skenování produktů a okamžité záznamy do ERP systému.
- Mobilních aplikací propojených s ERP systémem – Pracovníci mohou zaznamenávat data přímo z mobilního zařízení.
- RFID technologie – Automatická identifikace produktů bez nutnosti ručního skenování.
- Integrace s váhovými systémy – Například pro sčítání objemových produktů (sypké materiály, kapaliny).
Použití technologií výrazně zrychluje proces a eliminuje lidské chyby, což zajišťuje přesnější inventuru:
„Zažil jsem u nás ve firmě inventuru, kdy 14 dní firma stála a 7-8 lidí včetně obchodních zástupců běhalo s papíry po skladě. Počítali a hledali zboží. To jsem si říkal, že je něco opravdu špatně,“ upřesňuje situaci ve firmě Yessen Tools Libor Havránek. Jak firma inventuru zrychlila až 4krát?
Řešení nesrovnalostí a chyb při sčítání
Během inventury se často objeví rozdíly mezi evidovaným a skutečným stavem zásob. Jak postupovat?
- Ověření chybného počtu
- Opětovné přepočítání dané položky jiným pracovníkem.
- Kontrola, zda zboží nebylo přemístěno do jiné části skladu.
- Kontrola dokladové evidence
- Porovnání skladových pohybů v ERP systému.
- Ověření, zda nebylo zboží vydáno, ale ještě nezaznamenáno.
- Analýza možných příčin rozdílů
- Ztráty způsobené nesprávnou manipulací.
- Chyby při příjmu nebo výdeji zboží.
- Krádeže nebo nesprávně zaúčtované pohyby.
- Oprava záznamů v ERP systému
- Po potvrzení správného stavu jsou data v ERP aktualizována.
- Manka nebo přebytky je nutné správně zaúčtovat (více o tomto v části „Zpracování výsledků inventury“).
Díky propojení s ERP systémem mohou být nesrovnalosti rychle detekovány a vyřešeny, čímž se minimalizuje riziko chyb při následném účtování.
Role ERP systému Vario v procesu inventury
ERP systémy, jako je systém Vario, hrají klíčovou roli při skladové inventuře. Automatizují procesy, minimalizují chybovost a umožňují efektivnější práci s daty. Díky digitalizaci lze inventuru provádět rychleji a s menší administrativní zátěží.
Více o WMS řešení od Varia
Automatizace tvorby inventurních seznamů
ERP systém dokáže před zahájením inventury automaticky vygenerovat inventurní seznamy, které obsahují:
- Přesný seznam skladových položek určených k inventuře.
- Aktuální evidenční stav zásob.
- Údaje o umístění zboží ve skladu.
- Možnost filtrování produktů podle skupin (např. ABC analýza).
To výrazně zrychluje přípravu inventury a minimalizuje ruční administrativu.
Sledování a porovnávání evidenčního a skutečného stavu zásob
Během inventury ERP systém umožňuje:
- Okamžité porovnání fyzického stavu se záznamy v systému.
- Upozornění na nesrovnalosti – software automaticky identifikuje rozdíly mezi evidovanými a skutečnými hodnotami.
- Historii pohybů skladových zásob – ERP pomáhá zpětně analyzovat, kde mohla vzniknout chyba.
Díky propojení se skladovými čtečkami čárových kódů nebo RFID technologiemi lze skladovou inventuru provádět téměř v reálném čase.
Generování inventurních protokolů a zpráv
Po dokončení inventury ERP systém automaticky vygeneruje kompletní inventurní protokol, který obsahuje:
- Seznam všech skladových položek a jejich evidenční i skutečné množství.
- Detailní přehled rozdílů (manko, přebytek).
- Možnosti exportu dat do účetnictví pro automatizované zaúčtování.
- Historii a auditní stopu inventarizace.
Tento proces eliminuje ruční přepisování a usnadňuje archivaci výsledků inventury.
Pokud chcete zjednodušit skladovou inventuru a eliminovat chyby způsobené ručním zpracováním, je čas zvážit ERP systém Vario.
Vyzkoušejte demo zdarma a zjistěte, jak může Vario automatizovat celý proces inventarizace.
Vyzkoušet ERP systém Vario
Zpracování výsledků inventury
Po dokončení fyzické inventury je nutné správně vyhodnotit zjištěné údaje a přijmout odpovídající opatření. Tento krok zahrnuje analýzu rozdílů, jejich správné zaúčtování a návrh opatření k prevenci budoucích chyb.
Identifikace a analýza inventarizačních rozdílů
Jakmile jsou všechny skladové položky sečteny a zaznamenány v ERP systému, je nutné porovnat skutečný stav s evidenčním. Výsledkem této analýzy mohou být tři situace:
- Shoda – Evidenční stav odpovídá fyzickému.
- Manko – Zásob je méně, než udává evidence.
- Přebytek – Zásob je více, než je uvedeno v systému.
Příčiny rozdílů mohou být různé:
- Chyby při příjmu a výdeji zboží.
- Nesprávné záznamy v účetnictví nebo ERP systému.
- Krádeže či ztráty způsobené nesprávnou manipulací se zbožím.
- Chybná práce zaměstnanců během inventury.
Účtování mank a přebytků v souladu s platnými předpisy
Zjištěné rozdíly musí být řádně zaúčtovány. Postup se řídí platnými účetními předpisy, zejména zákonem o účetnictví a vnitřními směrnicemi společnosti.
- Manko (ztráta zásob)
- Je nutné doložit jeho příčinu (např. poškození, ztráta, odcizení).
- V případě odpovědnosti zaměstnance může být vymáháno náhradou.
- Pokud není odpovědnost prokázána, manko se účtuje jako nákladová položka.
- Přebytek (nezaevidované zboží)
- Přebytek lze zaúčtovat jako mimořádný výnos.
- Pokud vznikl chybou v účetní evidenci, provede se oprava dokladů.
ERP systém automatizuje zaúčtování rozdílů a umožňuje jejich přímé napojení na účetní software, čímž se minimalizuje ruční práce.
Návrhy opatření pro předcházení budoucím nesrovnalostem
Aby se minimalizovaly chyby v budoucích inventurách, je vhodné přijmout preventivní opatření, například:
- Zlepšení evidence skladových pohybů – Důsledná práce se skladovými doklady a digitalizace procesů.
- Zavedení průběžné inventury – Namísto jednorázového počítání lze využít pravidelnou kontrolu vybraných položek.
- Automatizace pomocí ERP systému – ERP pomáhá eliminovat ruční chyby a usnadňuje správu zásob.
- Školení zaměstnanců – Správné postupy při manipulaci se zbožím a evidence skladových pohybů.
TIP: Zjistěte více o lepší evidenci skladových pohybů v našich článcích: Příjemka: Klíč k efektivnímu řízení skladového hospodářství a Výdejka ze skladu: Jak funguje a proč je tak důležitá?
Vario a Mobilní skladník: Efektivní nástroj pro moderní skladovou inventuru
ERP systém Vario nabízí doplněk Mobilní skladník, který výrazně zjednodušuje a zefektivňuje proces skladové inventury. Tento nástroj umožňuje skladníkům provádět inventuru přímo pomocí čteček čárových kódů, což minimalizuje chybovost a urychluje celý proces.
Klíčové vlastnosti Mobilního skladníka:
- Přesné načítání dat: Skladníci mohou pomocí čteček čárových kódů rychle a přesně zaznamenávat stav zásob. Při načtení produktu, který není zahrnut v seznamu pro kontrolu, systém upozorní uživatele a umožní dodatečné zahrnutí tohoto zboží do inventury.
- Průběžná synchronizace: Data z čteček jsou průběžně synchronizována s modulem Rozšíření skladu ve Variu, což umožňuje vedoucímu skladu sledovat aktuální stav inventury v reálném čase.
- Flexibilita inventury: Mobilní skladník podporuje inventuru celého skladu, jednotlivých umístění nebo konkrétních skladových karet. Tento přístup umožňuje přizpůsobit proces inventury specifickým potřebám firmy.
- Možnost přerušení a pokračování: V případě potřeby lze inventuru dočasně přerušit a následně pokračovat bez ztráty dosud zaznamenaných dat, což zvyšuje flexibilitu a efektivitu práce skladníků.
Více o řešení Mobilní skladník
SISTO: Moderní cloudová aplikace pro efektivní inventuru majetku
Vario nabízí také cloudovou aplikaci SISTO, která zjednodušuje a urychluje proces inventarizace majetku. Tato aplikace umožňuje čtení čárových či QR kódů pomocí mobilního telefonu, čímž eliminuje potřebu papírové evidence a snižuje chybovost.
Hlavní funkce aplikace SISTO:
- Jednoduchá digitalizace inventury: Umožňuje snadné zaznamenávání majetku pomocí mobilního zařízení, což zajišťuje kompletní a bezchybnou inventarizaci.
- Integrace s ERP systémem Vario: Podporuje export a import dat mezi Variem a aplikací SISTO, což umožňuje hladký přenos informací a aktualizaci záznamů.
- Flexibilita použití: Díky cloudovému řešení je přístupná odkudkoli a kdykoli, což usnadňuje koordinaci a správu inventury.
TIP: Řešení SISTO jsme blíže představili na webináři. Jeho záznam je nyní k dispozici!
Implementace aplikace SISTO do vašeho procesu inventarizace přináší moderní a efektivní přístup ke správě majetku, čímž zvyšuje produktivitu a přesnost evidenčních procesů.
Více o řešení SISTO
Doporučení odborníka: Jaké řešení tedy zvolit?
Jde vám z toho hlava kolem? Požádali jsme Michala Černého, vedoucího technické podpory Varia, o stručné vysvětlení, jaký je rozdíl v nabízených řešeních pro inventuru od Varia a kdy zvolit jaké řešení:
„Pokud hledáte ověřený a spolehlivý nástroj pro správu celého skladu v reálném čase, doporučuji zvolit WMS. Umožní vám automatizovat skladové procesy a výrazně omezit chybovost, která se ve skladu běžně vyskytuje. Díky tomu můžete uvolněný čas věnovat třeba navýšení objemu odbavených operací.
SISTO je v současné podobě určeno primárně pro rychlou a přehlednou inventarizaci majetku, bez nutnosti pořizovat další hardware. Brzy ale nabídne i základní funkce WMS, což ocení zejména menší firmy, pro které by plnohodnotné WMS bylo zbytečně robustní.“
Proč si vybrat ERP systém Vario pro skladovou inventuru?
- Automatizace – Eliminace manuálních chyb a úspora času.
- Přesnost – Integrace se skladovými čtečkami a RFID technologiemi.
- Efektivita – Okamžité generování přehledných inventurních protokolů.
- Flexibilita – Možnost provádět inventury průběžně nebo vzdáleně.
Chcete vědět, jak může Vario optimalizovat skladovou inventuru ve vaší firmě?
Osobní konzultace zdarma
