Internetový obchod se spodním prádlem Astratex využívá ERP systém Vario už od svého založení – téměř 20 let. Postupně se z něj stal centrální mozek celé firmy, který řídí skladové procesy, tok dokladů i automatizace. Díky nim například vyřizování objednávek probíhá až na fyzické vychystání zcela automaticky.

Systém vyrostl spolu s firmou

V Astratexu používají Vario od svých začátků. Už tehdy věděli, že potřebují systém, který do budoucna poroste spolu s nimi. To mimo jiné znamená, že půjde propojit s dalšími nástroji, které pro provoz budou potřebovat. Například:

• e-shop,
• WMS (řízený sklad),
• systémy dopravců,
• reportingové nástroje,
• marketingové platformy
• nebo specializované účetní nástroje.

V tomto ohledu Vario využili na maximum. Napojili ho postupně na několik e-shopových platforem, ERP systém K2, ve kterém řeší účetnictví, nebo vlastní řízený sklad AstraWMS napojený na skladové čtečky.

Tři nejdůležitější funkce, které si vyvinuli, jsou:

• fakturační automat,
• výstupní kontrola
• a zpracování zpětných zásilek.

Díky nim automatizovali chod e-shopu do takové míry, že většina procesů při vyřizování objednávek probíhá bez ruční práce.

Fakturační automat

Když do Astratexu dorazí objednávka od zákazníka, vyřídí ji fakturační automat ve Variu. První kontakt objednávky s člověkem nastane až ve chvíli, kdy skladník zboží vychystá ve skladu.

Fakturační automat totiž funguje tak, že:

• načte objednávky z e-shopu,
• zkontroluje, zda jsou v nich všechny údaje v pořádku,
• vytvoří faktury, výdejky a expediční záznamy,
• z objednávek vytvoří skupiny a dávky, které následně skladníci vychystávají.

Díky napojení Varia na WMS to mají skladníci v Astratexu jednodušší než v jiných skladech. Čtečky je navigují ke správnému zboží. Vychystávají více objednávek naráz, a proto je důležité, že čtečky optimalizují jejich trasu tak, aby se co nejméně nachodili a pracovali efektivně. Čtečky skladníky navigují nejen pomocí displeje, ale dokonce na ně i mluví.

Automatická výstupní kontrola

Protože v Astratexu prodávají především spodní prádlo a zboží si je vzájemně velmi podobné, musí pracovníci věnovat dostatečnou péči kontrole zboží. Při ní ověří, že vychystané zboží skutečně odpovídá požadovanému zboží v objednávce.

Pro tyto účely si do Varia vyvinuli modul Výstupní kontrola. Funguje tak, že skladníci načtou kódy na zboží a systém na displeji čtečky potvrdí, že sáhli po správném kusu z objednávky. Systém ověří, že skladník vybral zboží ve správné barvě nebo velikosti a ve správném počtu kusů. Tento mechanismus tak kontroluje správnost a úplnost objednávky. V rámci výstupní kontroly se také vyřeší další specifika objednávky jako dárkové balení nebo aktivace dárkových šeků.

Po načtení kódu při výstupní kontrole se zboží zároveň odepíše ze skladu. Zaměstnanci Astratexu tak nemusí stavy zboží ručně upravovat. Stejně si procesy nastavili také pro obalový materiál. Po načtení během vychystávání objednávky se použité obaly odepíšou ze skladu. Výstupní kontrola také skladníkovi napoví, jaké má do objednávky přiložit vkladky (marketingové materiály).

Udržitelné zpracování vratek

E-shopy s módou řeší vratky více než jiné internetové obchody a musí je řešit také Astratex. Všichni zákazníci mají možnost zboží vrátit nebo vyměnit, což by za normálních okolností zatěžovalo velkou část skladníků. Proto si vyvinuli funkci pro tzv. dobropisování, která vyřizování vratek maximálně automatizuje.

Na základě faktury, dodacího listu či online výměny systém zaměstnancům řekne, o jakou zakázku jde a jaký má zákazník požadavek. Zaměstnanci fyzicky zkontrolují, v jakém stavu zboží je, a poté ve Variu kliknou na tlačítko Vystavit dobropis.

Také využívají funkce pro online výměnu. Zákazníci mají možnost vyměnit zboží přímo v e-shopu a v Astratexu po přijetí vráceného zboží hned vidí, které mají poslat nazpět. Automatická fakturace k tomu vystaví doklad, který obsahuje položky se záporným a kladným množstvím.

Bez Varia a jeho automatizací by to dnes nešlo

Vario se během 20 let používání stalo nezbytnou součástí Astratexu. Díky upravitelnosti a otevřenosti systému do něj vývojáři vždy přidali funkce, které e-shop zrovna potřeboval. Systém tak neustále roste spolu s firmou, která díky němu zvládá odbavovat stále se zvyšující množství objednávek.

Běžně se stává, že e-shopy ze svého systému vyrostou množstvím dokladů a objednávek – každých pár let pak musí měnit informační systém. V Astratexu se tomu díky Variu vyhnuli. S růstem objednávek do systému přidali funkce pro jejich automatizaci a všichni zaměstnanci tak mohou nadále pracovat v systému, na který jsou zvyklí.