Vše, co byste měli vědět o RPA – robotická automatizaci procesů

Co je to RPA – robotická automatizace procesů

RPA (Robotická automatizace procesů) je technologie, která umožňuje firmám automatizovat rutinní, časově náročné a opakující se úkoly pomocí softwarových robotů.

Tito softwaroví roboti mohou napodobovat lidské kroky v aplikacích nebo systémech, což jim umožňuje například zadávat data, vyplňovat formuláře, kopírovat informace nebo zpracovávat faktury. Na rozdíl od tradičního lidského faktoru se jedná o softwarovou technologii, která operuje na úrovni uživatelského rozhraní a interaguje s počítačovými systémy stejným způsobem jako lidé.

RPA může být nasazena v různých odděleních, včetně financí, personalistiky, IT, zákaznického servisu a dalších. Jednou z klíčových výhod RPA je, že standardně nevyžaduje složitou integraci do stávajících systémů, což znamená, že ji lze snadno přizpůsobit většině podnikových prostředí.

Jak poznám, které procesy lze automatizovat?

Ne každý proces je vhodný pro automatizaci prostřednictvím RPA. Základem úspěšné automatizace je identifikace správných procesů, které splňují určité předpoklady.

Zde je několik kritérií, která vám pomohou určit, zda je proces vhodný pro RPA:

• Opakovatelnost: Proces, který je prováděn často a stejným způsobem, je ideálním kandidátem pro automatizaci. Příkladem může být zpracování faktur, vyplňování formulářů nebo zadávání dat do systémů.
• Práce s digitálními daty: RPA je obzvláště vhodná pro procesy, které zahrnují práci s digitálními daty. Pokud proces zahrnuje manipulaci s elektronickými dokumenty, tabulkami nebo databázemi, je pravděpodobně vhodný pro automatizaci.
• Nízká míra rozhodování: Procesy, které nevyžadují složité rozhodování a mohou být popsány pomocí pevně stanovených pravidel, jsou vhodné pro RPA. Pokud je například nutné při rozhodování použít složitou logiku nebo kreativní přístup, nemusí být RPA nejvhodnější řešení.
• Vysoká míra chybovosti při manuální práci: Pokud manuální procesy v podniku často vedou k chybám, může RPA pomoci zlepšit kvalitu a přesnost výstupů.

3 hlavní mýty o RPA

Navzdory rostoucí popularitě RPA existuje řada mylných představ, které mohou některé podniky odradit od zavedení této technologie. Některé z těchto mýtů zahrnují:

1. RPA nahradí lidské zaměstnance: Tento mýtus je jedním z nejrozšířenějších. Ačkoliv RPA skutečně nahrazuje některé manuální a rutinní úkoly, zaměstnanci se mohou soustředit na činnosti s vyšší přidanou hodnotou, jako jsou strategické rozhodování, komunikace se zákazníky nebo vývoj nových produktů.
2. RPA je drahá a složitá na implementaci: I když mohou být počáteční náklady na zavedení RPA vyšší, úspory dosažené automatizací procesů rychle převýší tyto výdaje. Moderní RPA platformy jsou navíc navrženy tak, aby byly snadno implementovatelné i bez rozsáhlé IT infrastruktury.
3. RPA je vhodná pouze pro velké firmy: Tento mýtus je také častý, avšak nepravdivý. RPA může být přínosná pro firmy všech velikostí, včetně malých a středních podniků, které chtějí optimalizovat své provozní procesy a získat konkurenční výhodu.

Výzvy a omezení RPA

Ačkoliv je RPA mocným nástrojem pro zefektivnění podnikových procesů, její implementace přináší určité výzvy. Klíčovou výzvou je nejen technologická implementace, ale i zvládnutí organizačních změn a přizpůsobení pracovní síly.

Potenciální problémy při implementaci RPA

• Odolnost vůči změnám: Zavedení RPA může narazit na odpor některých zaměstnanců, kteří se obávají o své pracovní pozice. Je důležité, aby firma komunikovala, že automatizace má za cíl zlepšit jejich práci a zvýšit celkovou efektivitu, nikoliv nahradit zaměstnance.
• Potřeba kvalitních dat: RPA je závislá na kvalitě a struktuře dat, se kterými pracuje. Pokud jsou data nekonzistentní nebo neúplná, mohou automatizované procesy selhat nebo generovat chybné výstupy. Z tohoto důvodu je nutné mít dobře nastavený systém správy dat před implementací RPA.
• Škálovatelnost: I když může být implementace RPA pro malé procesy relativně jednoduchá, škálování na větší množství procesů nebo na více oddělení může být výzvou, která vyžaduje pečlivé plánování a robustní IT infrastrukturu.

Dopad na zaměstnanost a potřeba rekvalifikace pracovníků

Jedním z nejvíce diskutovaných témat spojených s RPA je dopad na zaměstnanost. Automatizace může snížit potřebu pracovníků vykonávajících manuální, opakující se úkoly. Nicméně, namísto masivního propouštění, mnoho firem využívá automatizaci k tomu, aby přesměrovalo pracovníky na úkoly s vyšší přidanou hodnotou.

S rozvojem automatizace a digitalizace vzniká poptávka po nových dovednostech. Firmy by měly investovat do rekvalifikace svých zaměstnanců, aby mohli lépe využít potenciál technologií, jako je RPA. Tím se zajistí, že zaměstnanci budou mít dostatečné schopnosti k plnění komplexnějších úkolů, které nemohou být automatizovány.

Bezpečnostní a etické otázky spojené s RPA

RPA také přináší nové výzvy v oblasti bezpečnosti a etiky. Protože softwaroví roboti pracují s citlivými daty, musí firmy zajistit, že tyto systémy budou zabezpečeny před kybernetickými hrozbami. Některé z klíčových bezpečnostních rizik zahrnují:

• Neoprávněný přístup k datům: Pokud je RPA špatně zabezpečena, může dojít k úniku nebo zneužití citlivých informací.
• Zneužití RPA: Softwaroví roboti mohou být naprogramováni k tomu, aby prováděli nezákonné nebo neetické činnosti, což vyžaduje odpovídající kontrolní mechanismy a dohled.

RPA a ERP systém: Synergie automatizace a správy podnikových zdrojů

RPA (robotická automatizace procesů) a ERP (Enterprise Resource Planning) systémy jsou dvě klíčové technologie, které podnikům pomáhají optimalizovat a řídit své procesy.

Zatímco ERP systémy, jako je Vario, centralizují správu podnikových zdrojů – jako jsou finance, lidské zdroje, logistika a zásobování – RPA přináší možnost automatizace opakujících se činností a rutinních administrativních úkolů, které jsou spojeny s těmito procesy.

Kombinace RPA a ERP přináší firmám obrovské výhody a synergické efekty, které výrazně zvyšují efektivitu podnikání, zlepšují přesnost a zkracují dobu zpracování úkolů.

„Každá instalace Varia obsahuje nástroje, které umožňují RPA automatizaci. S jejich pomocí dokážete věci, na které jste se dříve ani neodvážili pomyslet. Můžete hodit za hlavu běžnou rutinu a věnovat se důležitým úkolům s přidanou hodnotou.“ říká Jan Nesměrák, ředitel vývoje Varia.

5 hlavních výhod integrace RPA s ERP systémem

Integrace RPA s ERP systémem poskytuje následující klíčové výhody:

1. Zrychlení procesů: Automatizace prostřednictvím RPA urychluje rutinní úkoly, které by jinak vyžadovaly ruční zásahy. To vede k výrazně kratšímu času potřebnému k dokončení procesů, jako je zadávání objednávek, fakturace nebo reporting.To lze doložit příběhem společnosti Yssen Tools, která ho po úspěšné implementaci komentuje následovně: „Nebojím se říct, že samotná fyzická práce se zbožím se zrychlila až čtyřnásobně,“ říká Libor Havránek, marketing manager.
2. Snížení chybovosti: Lidská práce, zejména v administrativních činnostech, je náchylná k chybám. RPA eliminuje tyto chyby tím, že provádí úkoly konzistentně a bez únavy, což vede k přesnějším datům v ERP systémech.
3. Úspora nákladů: Automatizace rutinních činností umožňuje firmám snížit provozní náklady spojené s manuálním zadáváním dat a zpracováním úkolů. Zaměstnanci se mohou soustředit na činnosti s vyšší přidanou hodnotou, jako je strategické plánování nebo řešení problémů.
4. Zlepšení přehlednosti dat: ERP systémy umožňují firmám centralizovanou správu dat, zatímco RPA zajišťuje, že tato data jsou vkládána a aktualizována v reálném čase bez zpoždění či chyb způsobených manuální prací.
5. Škálovatelnost: ERP systémy jsou navrženy tak, aby podporovaly růst podniků. Když jsou však spojeny s RPA, firmy mohou snadno rozšířit automatizaci na nové procesy a oddělení, aniž by bylo nutné zvyšovat počet zaměstnanců nebo rozšiřovat manuální zpracování.

Klíčové případy využití RPA v ERP systémech

1. Automatizace zadávání objednávek

ERP systémy jsou často využívány k řízení objednávek a sledování dodávek. Zadávání objednávek je jedním z nejčastějších procesů, které je vhodné pro automatizaci pomocí RPA. Když zákazník odešle objednávku prostřednictvím e-mailu, webového formuláře nebo jiného digitálního kanálu, RPA může tento úkol automatizovat následujícím způsobem:

• Extrahování dat z objednávky: RPA může automaticky přečíst objednávku a identifikovat klíčové informace, jako jsou množství objednaných položek, ceny, kontaktní informace a dodací podmínky.
• Zadání objednávky do ERP systému: Jakmile jsou data z objednávky získána, softwarový robot je okamžitě vloží do ERP systému bez lidského zásahu. Tímto způsobem se urychlí celý proces a minimalizuje riziko chyb.
• Kontrola a schválení: RPA může také spouštět automatické kontroly, které ověří, zda jsou údaje správné, a informuje zodpovědnou osobu, pokud je potřeba provést manuální kontrolu nebo schválení.

Automatizace zadávání objednávek zajišťuje, že podniky mohou zpracovávat větší objemy objednávek bez potřeby najímání dalších zaměstnanců a zároveň zlepšují přesnost a rychlost celého procesu.

2. Automatizace fakturace

Fakturace je další klíčový proces, kde může RPA přinést zásadní zlepšení. V tradičních procesech je fakturace často časově náročná a náchylná k chybám, zejména pokud se zpracovává ručně. RPA může automatizovat mnoho kroků tohoto procesu, čímž zvyšuje efektivitu a snižuje riziko chybných faktur. RPA může v procesu fakturace provádět následující kroky:

• Generování faktur: Na základě údajů v ERP systému může RPA automaticky vytvářet faktury pro každou dokončenou objednávku. Faktura obsahuje všechny potřebné informace, jako jsou údaje o zákazníkovi, seznam položek, cena a termíny platby.
• Distribuce faktur: RPA poté automaticky rozesílá faktury zákazníkům prostřednictvím e-mailu nebo jiných komunikačních kanálů.
• Sledování plateb: Jakmile jsou faktury odeslány, RPA může sledovat, kdy byly zaplaceny, a upozorňovat odpovědné pracovníky v případě zpožděných plateb. To umožňuje rychlejší inkaso plateb a zlepšuje cash flow firmy.
• Automatické párování plateb: RPA také může automaticky párovat platby s fakturami v ERP systému, čímž eliminuje potřebu manuálního vyhledávání a snižuje možnost lidské chyby.

Automatizace fakturace nejenže snižuje náklady na administrativní pracovníky, ale také zajišťuje, že platby jsou zpracovány rychleji, což má pozitivní dopad na celkovou likviditu podniku.

TIP: Zjistěte, jak jednodušeji na fakturaci za pronájem?

3. Reporting a analýza dat

ERP systémy hrají klíčovou roli v poskytování dat a přehledů, které jsou nezbytné pro strategické řízení podniku. Reporting je však často časově náročný proces, zejména pokud je potřeba sbírat data z různých zdrojů, analyzovat je a připravit pravidelné přehledy. RPA může tento proces výrazně zjednodušit a automatizovat následující kroky:

• Automatické sbírání dat: RPA může automaticky extrahovat data z různých oddělení nebo systémů, včetně ERP, CRM a dalších podnikových platforem. To znamená, že všechna potřebná data pro report jsou k dispozici v reálném čase.
• Generování reportů: Na základě předem definovaných šablon může RPA automaticky vytvářet pravidelné reporty, které obsahují klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), jako jsou finanční výsledky, produktivita, stav zásob a další důležité informace.
• Distribuce reportů: Po vygenerování mohou být reporty automaticky odeslány příslušným vedoucím pracovníkům nebo oddělením. Tím se zajišťuje, že manažeři mají vždy aktuální data potřebná pro rozhodování.

Automatizace reportingu zajišťuje nejen úsporu času a snížení manuální práce, ale také vyšší přesnost a aktuálnost informací. To umožňuje manažerům rychleji reagovat na aktuální situaci a dělat lepší rozhodnutí na základě reálných dat.

TIP: Přečtěte si více o reportingu a analýze dat v ERP systémech s technologií Power BI.

Další možnosti využití RPA s ERP systémy

Kromě výše uvedených příkladů existuje řada dalších oblastí, kde může RPA zefektivnit činnosti v rámci ERP systému. Mezi ně patří například:

• Řízení zásob: RPA může sledovat úrovně zásob v reálném čase a automaticky zadávat objednávky, pokud úroveň zásob klesne pod určitou hranici.
• Zpracování reklamací: Automatizace může urychlit zpracování reklamací tím, že robot automaticky vytáhne relevantní data z ERP systému, vytvoří reklamaci a informuje příslušné oddělení o potřebných krocích.
• Správa lidských zdrojů: RPA může automatizovat procesy spojené s náborem zaměstnanců, zpracováním mezd nebo správou benefitů, což uvolní kapacity HR týmů.

Budoucnost RPA

RPA je technologie, která neustále roste a vyvíjí se. Budoucnost RPA slibuje ještě větší pokroky v oblasti automatizace, a to především díky integraci s dalšími pokročilými technologiemi, jako je umělá inteligence (AI), strojové učení a pokročilá analytika.

Trendy a inovace v oblasti RPA

• Hyperautomatizace: Jedním z klíčových trendů je hyperautomatizace, která kombinuje RPA s dalšími technologiemi, jako je umělá inteligence a strojové učení. Tento přístup umožňuje automatizaci složitějších a vícevrstvých procesů, které vyžadují rozhodování a analýzu dat.
• RPA a AI: S rostoucí integrací umělé inteligence se RPA posouvá za hranice jednoduché automatizace a stává se nástrojem pro automatizaci procesů, které zahrnují interpretaci dat, rozhodování nebo komunikaci se zákazníky pomocí chatovacích robotů.

Predikce vývoje RPA na trhu v nadcházejících letech

Podle odborníků bude trh s RPA v příštích letech pokračovat v rychlém růstu. Organizace po celém světě stále více vyhledávají způsoby, jak zefektivnit své procesy a snížit provozní náklady, což vede k nárůstu poptávky po automatizovaných řešeních. Podle odhadů bude hodnota trhu s RPA do roku 2025 několikanásobně vyšší než dnes, což potvrzuje rostoucí poptávku po automatizovaných řešeních napříč různými odvětvími.

RPA a jeho role v digitální transformaci podniků

RPA se stává klíčovou technologií v rámci digitální transformace podniků. Digitální transformace zahrnuje přechod na moderní technologie, které umožňují firmám fungovat efektivněji a přizpůsobit se rychle se měnícímu tržnímu prostředí. Automatizace procesů pomocí RPA umožňuje firmám rychle reagovat na změny, zlepšit zákaznický servis a optimalizovat své provozní náklady.

„Moderní ERP systém by měl umět nabídnout pokročilou automatizaci, včetně procesů, které si dnes ani neumíme představit. Co se může procesně udělat samo, by se mělo udělat samo,” uvádí Jiří Dvořák, obchodní ředitel Varia v rozhovoru.

RPA a ERP systém Vario

RPA představuje silný nástroj, který umožňuje firmám automatizovat rutinní úkoly, snížit náklady, zvýšit efektivitu a minimalizovat chyby. Implementace ERP systému Vario a RPA přináší výzvy, jako je potřeba kvalitních dat nebo přizpůsobení organizačních změn, ale pokud je správně zavedena, může přinést dlouhodobé výhody pro podnik všech velikostí.

Chci bezplatnou konzultaci